Assistant(e) de Direction / Office Manageri (H/F)

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Nous recrutons pour le compte d'un acteur de l'industrie pharmaceutique, situé à Paris 2e (75002), à proximité de la place de l'Opéra, un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager H/F dans le cadre d'un remplacement temporaire.

Au sein d'une structure à taille humaine, vous occuperez une fonction centrale dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l'entreprise.

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes médicales, marketing, finances, achats, ressources humaines et les différentes fonctions support.

Ce poste polyvalent s'adresse à une personne autonome, organisée et réactive, souhaitant mettre ses compétences au service d'un environnement pharmaceutique dynamique et réglementé..

Gestion administrative, achats et fournisseurs

o Assurer la gestion et le suivi des processus administratifs et financiers de l'entreprise.

o Gérer la création des fournisseurs, les commandes et les circuits de validation dans SAP.

o Participer au suivi administratif des contrats, appels d'offres et prestations externes.

o Collaborer avec les services achats, finances, contrôle de gestion et juridique.

o Assurer la coordination des dossiers, le suivi des échéances et les relances auprès des différents interlocuteurs.

Conformité et réglementation pharmaceutique

o Participer au suivi administratif des contrats et prestations dans le respect des exigences réglementaires du secteur pharmaceutique.

o Coordonner les démarches administratives liées aux interactions avec les professionnels de santé.

o Assurer le suivi des prestations et déclarations relevant de la loi d'encadrement des avantages (LEA), en lien avec les services et prestataires concernés.

o Veiller au respect des procédures internes et des règles de conformité.

Assistanat de direction et coordination opérationnelle

o Organiser les agendas, réunions, déplacements professionnels et séminaires.

o Apporter un soutien administratif transversal à la Direction Générale et aux différentes équipes.

o Participer à l'organisation et au suivi des réunions internes.

o Contribuer à l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs, en coordination avec les équipes RH et informatiques.

o Participer à l'amélioration et à la structuration des processus administratifs internes.

Vous justifiez idéalement d'au moins 5 ans d'expérience sur un poste d'Assistant(e) de Direction, Office Manager, Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) ou une fonction équivalente.

Vous avez idéalement évolué au sein de l'industrie pharmaceutique, des biotechnologies ou du secteur des dispositifs médicaux et êtes familiarisé(e) avec les exigences de conformité propres aux entreprises de santé.

Compétences techniques attendues

o Solide expérience en gestion administrative, achats, fournisseurs, commandes et contrats.

o Bonne connaissance des processus administratifs et financiers.

o Maîtrise d'un ERP, idéalement SAP.

o Très bonne maîtrise d'Excel et des outils Microsoft Office.

o Aisance avec les outils de suivi et de gestion administrative (Smartsheet ou équivalent).

o Anglais professionnel, notamment à l'écrit, pour les échanges avec des interlocuteurs internationaux.

o Connaissance des exigences réglementaires du secteur pharmaceutique appréciée, notamment concernant les interactions avec les professionnels de santé.

Qualités personnelles

o Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.

o Autonomie et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux dossiers.

o Rigueur, fiabilité et sens du détail.

o Réactivité, anticipation et esprit d'initiative.

o Très bon relationnel, diplomatie et sens du service.

o Polyvalence et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs.

o Adaptabilité et goût pour les environnements dynamiques.

Vous appréciez les postes transversaux, dans lesquels vous pouvez contribuer concrètement à la fluidité et à l'efficacité de l'organisation.

Conditions du poste

o Localisation : Paris 2e arrondissement (75002), à proximité de la place de l'Opéra.

o Contrat : CDD de remplacement ou mission d'intérim.

o Démarrage : dès que possible.

o Durée : mission temporaire susceptible d'être prolongée selon l'évolution du besoin.

o Télétravail partiel envisageable, avec une présence sur site privilégiée du mardi au jeudi.

o Horaires classiques de bureau.

Pourquoi rejoindre cette mission ?

Vous intégrerez une entreprise de l'industrie pharmaceutique au sein d'une équipe à taille humaine, dans un environnement stimulant et en développement.

Vous occuperez un poste polyvalent, avec de véritables responsabilités et des interactions ré...