Gestionnaire Administratif Patrimoine & Maintenance (H/F)

Pourquoi a-t-on besoin de vous?

Type de contrat : CDI - Statut Cadre

Localisation : Siège de la Plateforme Du Bâtiment (75019 Paris)

Télétravail : 1 à 2 jours par semaine

Rémunération : 35 000 € à 45 000 € brut annuel + variable + avantages

Rejoignez La Plateforme du Bâtiment en tant que Gestionnaire Administratif Patrimoine & Maintenance F/H pour accompagner la Direction Patrimoine dans la gestion administrative, budgétaire et réglementaire de notre parc de sites.

Votre mission :

Assurer le suivi administratif, contractuel, budgétaire et réglementaire des activités de maintenance de notre parc multi-sites, tout en garantissant la qualité des données, la maîtrise des coûts et la conformité des installations.

Vos responsabilités clés :

Gestion contractuelle et suivi des prestataires :

Rédiger, mettre à jour et suivre les contrats de maintenance préventive et corrective des équipements et installations techniques.

Gérer les contrats-cadres multi-sites : échéances, renouvellements, suivi des engagements contractuels.

Assurer le suivi des visites d'entretien et coordonner les interventions des prestataires.

Participer aux renégociations contractuelles et contribuer à l'optimisation des coûts.

Veiller au bon traitement des contrôles réglementaires (électricité, gaz, moyens de secours, etc.) et assurer le suivi des levées de réserves.

Gestion budgétaire et financière :

Contrôler les devis et les factures avant validation de paiement.

Garantir la cohérence entre les prestations réalisées, les contrats et les engagements financiers.

Assurer le suivi des budgets de maintenance et des travaux courants pour l'ensemble des sites.

Produire et consolider les reportings financiers à l'aide des outils de GMAO et d'Excel.

Analyser les données d'exploitation et proposer des pistes d'amélioration contribuant à réduire les incidents et les coûts de maintenance.

Suivi patrimonial et conformité réglementaire :

Maintenir à jour le référentiel patrimonial multi-sites (équipements, surfaces, caractéristiques techniques).

Préparer les dossiers nécessaires aux commissions de sécurité et aux audits de prévention des risques.

Organiser et structurer l'archivage documentaire des dossiers techniques et réglementaires (DOE, DIUO, SSI, rapports de contrôle, etc.).

Garantir la disponibilité et la fiabilité des données nécessaires au respect des obligations réglementaires.

Participer à la démarche d'amélioration continue des processus administratifs et de suivi du patrimoine.

Coordination et support aux équipes :

Apporter un support quotidien aux chefs de projets maintenance.

Assurer l'interface entre les équipes techniques, les prestataires, les services supports (finance, achats, juridique) et les utilisateurs des sites.

Contribuer à la fluidité des échanges et à la qualité de service apportée aux clients internes.

Ce poste est-il fait pour vous ?

Compétences incontournables :

Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion, immobilier, maintenance, patrimoine ou administration technique.

Expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste administratif dans un environnement technique, maintenance ou immobilier.

Excellente maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, reporting, suivi budgétaire, analyses de données).

Maîtrise d'un outil de GMAO indispensable.

Bonne connaissance de l'environnement maintenance bâtiment et de la gestion multi-sites.

Connaissance des principales installations techniques du bâtiment (CVC, électricité, sécurité, équipements techniques).

Maîtrise des obligations réglementaires applicables aux ERP.

Les atouts qui feront la différence :

Forte capacité d'organisation et sens des priorités.

Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers.

Esprit d'analyse et appétence pour les chiffres.

Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant efficacement avec différents interlocuteurs.

Aisance relationnelle et capacité à faire preuve d'