Secrétaire Médical(e) - 100 % - Pôle d'Anesthésie (H/F)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS ET ACTIVITES

Activités de secrétariat

Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service

Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint

Gérer le planning d'occupation des 2 salles de réunion du service

Gérer la boite aux lettres

Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint

Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d'anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés

Activités de planification et suivi

Planifier - organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d'unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA

Créer la visioconférence si nécessaire - réserver la salle + Etablir l'OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR - Transmettre le CR pour lecture/ajout modification - Enregistrer et envoyer le CR

Planifier les cours et séminaires pour les internes - Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d'émargement)

Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an - Bischenberg) en collaboration avec Service d'anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR

Soutien RH / DAM

Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM

Vérifier les concordances feuille d'astreinte, mettre en signature, transmettre à l'administration - copie au PH et archiver

Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante - papier dans l'imprimante)

Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles

Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle

Centraliser et archiver les demandes du pôle

Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes

Mettre en signature et transmettre au service DPC

Etre personne support/ressource dans l'utilisation de GT

Med et Odysweb

Activités propres au chef de service

Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service

Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES

Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d'Intérêt sur le site DPI France

Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d'examen

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• Rigueur
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe et de coopération
• Sens des priorités
• disponibilité
• Bonnes capacités relationnelles
• Esprit d'initiative

MODELE JOURNALIER

Du lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horaires possibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) - Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du service

Congés planifiés en concertation avec les autres secrétaires