secrétaire médicale à 50% - Pôle de Psychiatrie et santé mentale - Equipe mobile santé mentale jeunes QPV (H/F)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS ET ACTIVITES :

• Assurer l'accueil téléphonique des familles, des partenaires et des professionnels sollicitant l'équipe mobile.
• Réceptionner les demandes, recueillir les informations administratives nécessaires et transmettre les sollicitations aux professionnels concernés.
• Organiser les rendez-vous, interventions extérieures, réunions et temps de concertation de l'équipe.
• Assurer la gestion des agendas et faciliter la coordination des disponibilités des différents professionnels.
• Créer, tenir à jour et assurer le suivi administratif des dossiers patients dans le respect des règles institutionnelles et de confidentialité.
• Veiller à la complétude des données administratives et à l'intégration des documents utiles dans le dossier patient.
• Utiliser les logiciels institutionnels nécessaires à la gestion des dossiers, des rendez-vous, de l'activité et des transmissions administratives.
• Assurer la saisie, le classement, l'archivage et la traçabilité des courriers, comptes rendus et documents produits ou reçus par l'équipe.
• Préparer et mettre en forme les courriers, convocations, comptes rendus, documents de liaison et supports administratifs.
• Participer au suivi de l'activité de l'équipe mobile : sollicitations reçues, rendez-vous, interventions in situ, professionnels et équipes rencontrés, orientations et autres indicateurs définis dans le projet.
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi mensuel de l'activité et contribuer à la fiabilité des données recueillies.
• Contribuer à la préparation des bilans, rapports d'activité, RETEX et éléments nécessaires à l'évaluation du dispositif.
• Participer à l'organisation logistique des réunions d'équipe, réunions partenariales, RETEX et actions de coordination.
• Assurer l'interface administrative avec les PAS, l'Éducation nationale, le CMP, les autres unités du service et les partenaires du territoire.
• Participer à la circulation des informations utiles au sein de l'équipe dans le respect du secret professionnel, du secret médical et des règles institutionnelles.
• Assurer les commandes et le suivi des besoins courants du secrétariat et participer à la bonne organisation matérielle de l'unité.

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES :

• Formation ou expérience en secrétariat ; une expérience en secrétariat médical ou hospitalier est souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels institutionnels.
• Capacité à renseigner et exploiter des tableaux de suivi d'activité.
• Rigueur dans la tenue, l'actualisation et la traçabilité des dossiers patients.
• Sens de l'organisation, capacité à prioriser les demandes et à gérer plusieurs interlocuteurs.
• Qualités d'accueil, d'écoute et de communication téléphonique avec les familles et les partenaires.
• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, du secret professionnel et du secret médical.
• Capacité à travailler en équipe pluriprofessionnelle et en réseau.
• Autonomie, réactivité, adaptabilité et capacité de prise d'initiative dans le champ de ses responsabilités.
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
• Rigueur et fiabilité dans le recueil et la transmission des données d'activité.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Poste à temps partiel : 50 %
• Affectation au Service de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent
• Activité en lien étroit avec l'équipe mobile intervenant sur les QPV Neuhof-Meinau et Ampère à Strasbourg.
• Organisation du temps de travail à définir selon les nécessités de service et le fonctionnement du dispositif.
• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et des logiciels institutionnels.
• Participation aux réunions d'équipe et, selon les besoins, aux temps de coordination et de suivi de l'activité.