Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Assurer le suivi administratif, budgétaire et comptable des activités et dispositifs portés par le GIP FIPAN, en garantissant la fiabilité des opérations, la conformité réglementaire et la traçabilité des pièces.

Gestion comptable et financière des activités du GIP

Assurer le traitement comptable des dépenses :

Établissement et suivi des bons de commande

Contrôle de la conformité des factures (service fait, pièces justificatives, marchés)

Préparation des mandatements

Gestion des frais de déplacement selon la réglementation en vigueur

Assurer le traitement comptable des recettes :

Émission et suivi des titres de recettes / ordres à recouvrer

Suivi des encaissements

Relances en lien avec le RAF

Suivre les opérations de trésorerie et de banque :

Rapprochements bancaires

Suivi des encaissements et des restes à recouvrer

Appui au suivi de la trésorerie

Participer aux travaux de clôture comptable :

Opérations d'inventaire (charges à payer, produits à recevoir, CCA.)

Classement et préparation des pièces justificatives pour le compte financier

Mettre à jour les tableaux de bord financiers :

Suivi budgétaire par action/dispositif

Suivi des dépenses et recettes par financeur

Suivi des engagements.

Gestion administrative des dispositifs et activités

Assurer le suivi administratif des conventions et marchés :

Mise en forme, suivi des signatures

Suivi des échéances financières et administratives

Archivage réglementaire

Gérer les relations administratives en lien avec la cellule appel d'offre dans le cadre des exigences des financeurs pour ce qui relève du contrôle de service fait.

Assurer le suivi administratif des actions :

Collecte et vérification des pièces administratives

Contrôle de la complétude des dossiers avant transmission aux financeurs

Appui aux équipes opérationnelles dans la constitution des dossiers

Réaliser les relances administratives et financières (factures impayées, pièces manquantes)

Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des dossiers dans le respect des règles de conservation des pièces comptables et administratives

Appui budgétaire, comptable et institutionnel

Participer à la préparation budgétaire :

Collecte des données

Mise en forme de tableaux de préparation budgétaire

Appui au suivi de l'exécution budgétaire

Contribuer à la préparation du compte financier

Qualité, procédures et conformité réglementaire

Participer à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures administratives et financières internes

Contribuer au respect des règles de la comptabilité publique et des exigences des financeurs

Appuyer la veille réglementaire administrative, financière et juridique

Participer aux démarches qualité et aux contrôles internes (traçabilité, sécurisation des procédures)

Produire des notes et rapports de suivi administratif et financier

Compétences techniques

Bonne maîtrise des principes de la comptabilité publique

Connaissance des règles de gestion budgétaire des établissements publics / GIP

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (tableaux de suivi, formules)

Capacité à utiliser des logiciels de gestion comptable et financière

Connaissance des règles de justification des dépenses sur financements publics appréciée

Compétences organisationnelles

Sens de l'organisation et gestion des priorités

Capacité à respecter des échéances multiples

Rigueur dans le traitement et le classement des pièces

Compétences relationnelles

Capacité à travailler en équipe avec les services administratifs et pédagogiques

Aisance dans les échanges avec partenaires, fournisseurs et financeurs

Qualités rédactionnelles et clarté dans la communication écrite

Qualités personnelles

Autonomie et sens de l'initiative

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Fiabilité et sens des responsabilités

Polyvalence et adaptabilité aux besoins du service