Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Placé.e sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière (RAF), l'assistant.e administratif/ve et comptable assure les relations entre les personnes extérieures à l'association pour les questions d'ordre général ; iel apporte son appui aux instances nationales (mise en forme de documents, envois en nombre, etc), à l'organisation d'événements nationaux.

Iel prend en charge la gestion administrative des abonnements, des inscriptions aux événements nationaux.

Iel assure la saisie comptable sous le contrôle de la RAF.

Secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Trier et dispatcher le courrier papier
• Envoi de colis et de courriers
• Trier et dispatcher les courriels
• Frappe et mise en forme de courriers et documents
• Relations avec divers partenaires (Maison d'accueil, fournisseurs, prestataires)

Appui administratif en lien avec les instances nationales (Bureau National, Conseil National)

• Organisation des hébergements du Bureau national, du Conseil national, du Comité de rédaction
• Appui à l'organisation d'événements nationaux : transport, hébergement, inscriptions

Moyens généraux

• Commande et gestion des stocks des fournitures
• Relations avec les prestataires de sécurité : extincteurs, contrôle régulier de l'ascenseur, alarme
• Suivi des stocks de publications

Gestion des abonnements de la revue de l'association

• Enregistrement des chèques
• Mise à jour de la base de données des abonnés
• Relance des abonnements
• Préparation du listing des abonnés pour le routage

Comptabilité

• Gestion des notes de frais
• Contrôle, mise à la signature et saisie des pièces achats, notes de frais (1er contrôle)
• Préparation des règlements
• Remise des chèques en banque
• Enregistrement des cotisations et de la comptabilité de la région Centre
• Import et classement des documents comptables dans une solution de Gestion dématérialisée
• Saisie des transactions bancaires via CB
• Tableau de suivi des charges communes Acf- RV et calcul de la TVA à remplir
• Enregistrement des relevés bancaires (National, régions et livret OBNL) sur « compta »
• Travail en collaboration avec la RAF sur des tâches ponctuelles

Logiciels utilisés : suite Microsoft, Assoconnect, Sage, Youtrust, Isiwork

Compétences

• expérience de 3 ans en assistance comptable,
• maîtrise des logiciels bureautiques courants
• agilité avec les nouveaux logiciels
• aisance à l'écrit et bonne orthographe
• autonomie, sens de l'organisation
• rigueur
• polyvalence et aptitude à mener plusieurs tâches de front
• respect de la confidentialité
• goût pour les relations humaines, empathie avec les personnes de tous âges et de toute origine
• La connaissance du milieu catholique serait un plus.