Secrétaire administratif - Magasinier.e (H/F)

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l'établissement

développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertion

professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour

répondre aux défis de la société dans son environnement.

La Direction du Patrimoine et du Développement Durable (DPDD) de l'Université Paris Est Créteil

(UPEC) met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier de

l'UPEC. Elle définit et anime les processus de l'établissement dans les domaines des travaux et de la

construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l'entretien du parc

immobilier.

Au sein de la DPDD, le Pôle Exploitation Maintenance organise et supervise l'ensemble des

missions de maintenance et d'exploitation technique des bâtiments.

En son sein, le Service technique gère l'ensemble des besoins techniques des sites cristoliens en

électricité, plomberie, chauffage/ventilation/climatisation, et aménagement intérieur. Il assure en

outre le suivi des prestations de maintenance externalisées et mène des opérations de travaux

courants et de maintenance.

Mission

Sous l'autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d'assurer la

gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À

ce titre, vos activités principales sont les suivantes :

Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et

en qualité

Mettre en rayon les fournitures et matériaux

Distribuer le matériel et assurer la traçabilité

Participer au contrôle des stocks

Accompagner l'évolution des outils et procédures de gestion

Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :

Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des

dossiers

Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif

Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)

Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes

rendus et assurer le suivi des décisions

Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de

confidentialité

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer

et les orienter dans leurs démarches

Participer à la circulation de l'information au sein du service et entre les services

Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d'activité

Profil recherché

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de

renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et

de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les contractuels expérimentés)

Connaissances souhaitées :

Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base

Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)

Notions de gestion documentaire et d'archivage

Savoir-faire :

Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers

Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs

Organiser les agendas, réunions et échéances

Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données

Appliquer les procédures et assurer la circulation de l'information

Savoir être :

Sens du service public et de la confidentialité

Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation

Aisance relationnelle et qualité d'écoute

Réactivité et capacité d'adaptation

Esprit d'équipe et autonomie

Informations complémentaires

Salaire : Non précisé