Adjoint au responsable de service population (H/F)

Un adjoint au responsable de service population - référent Etat/civil - Élections (h/f)

Description des missions

Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions devolues à un officier d'état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d'état civil). Vous êtes chargé d'assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, d'instruire les dossiers relatifs à l'état civil, et aux élections.

Missions principales :

ETAT CIVIL :

• -Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d'actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
• -Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance) ;
• -Mettre à jour les actes d'état civil (avis de mention) ;
• -Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
• -Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
• -Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
• -Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
• -Effectuer une veille sur l'état-civil international et transfrontalière.

ELECTIONS :

• -Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu'aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
• -Suivre les circulaires préfectorales ;
• -Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
• -Editer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
• -Envoyer les cartes électorales ;
• -Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection ;
• -Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
• -Coordonner et piloter le recensement de la population.

MANAGEMENT (en l'absence de la responsable de service) :

• -Gérer l'équipe pour garantir la continuité du service ;
• -Faire appliquer les consignes et réglement de travail en vigueur dans la collectivité ;
• -Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.

Profil recherché :

• -Titulaire de la Fonction Publique ;
• -Expérience similaire exigée ;
• -Connaissance de l'environnement territorial et des publics accueillis ;
• -Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;

Compétences attendues :

• -Environnement institutionnel ;
• -Fondamentaux du droit de la famille ;
• -Fondamentaux du droit de la nationalité ;
• -Fondamentaux de l'IGREC ;
• -Règles communes à la rédaction des actes de l'état civil ;

Savoir-faire :

• -Disponibilité et sens du travail en équipe ;
• -Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Sicel, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;

Savoir-être :

• -Sens affirmé du service public ;
• -Excellente présentation ;
• -Polyvalence et flexibilité ;
• -Capacité à travailler en équipe ;
• -Capacité d'écoute ;
• -Rigueur, organisation et disponibilité ;
• -Autonomie ;
• -Discrétion ;
• Rémunération sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d'année ;
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d'ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;