Secrétaire bilingue Français/Anglais (H/F)

Dans le cadre de son activité, notre entreprise spécialisée dans le paysagisme recherche un(e) secrétaire administratif(ve) bilingue français-anglais, rigoureux(se), organisé(e) et autonome, afin d'assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise et le suivi des différents dossiers.

Nous recherchons une personne polyvalente, à l'aise aussi bien avec les tâches administratives qu'avec les échanges téléphoniques et écrits, en français comme en anglais.

Vos missions

• 1. Secrétariat et gestion administrative

Assurer le tri, le classement et l'archivage des documents administratifs.

Organiser et tenir à jour les dossiers de l'entreprise.

Gérer les courriers, les courriels et les échanges téléphoniques.

Assurer le suivi administratif entre le dirigeant, les clients et les différents organismes.

Rédiger des courriers et effectuer des démarches administratives auprès des interlocuteurs concernés.

• 2. Gestion commerciale et relation clients

Préparer et établir les devis et les factures.

Assurer le suivi des devis, des facturations et des règlements.

Répondre aux demandes des clients et assurer le suivi des dossiers.

Faciliter la communication entre le dirigeant et les clients, notamment par téléphone et par courriel.

Être capable de communiquer en anglais avec des interlocuteurs anglophones et de traduire des documents ou des échanges de l'anglais vers le français et inversement.

• 3. Comptabilité courante et préparation des documents comptables

Effectuer les rapprochements bancaires.

Assurer le suivi et le classement des factures, mois par mois.

Vérifier et classer les notes de frais.

Préparer et transmettre les pièces comptables au cabinet comptable chaque trimestre, en vue du suivi comptable et de l'établissement des bilans.

Assurer le suivi des factures clients et fournisseurs.

• 4. Suivi des organismes et gestion courante de l'entreprise

Assurer les échanges avec la MSA et les différents organismes administratifs.

Suivre les dossiers d'assurances professionnelles et de véhicules.

Participer au suivi administratif de la flotte de véhicules de l'entreprise.

Effectuer les démarches nécessaires auprès des différents prestataires et organismes.

Assurer une veille sur les procédures administratives, notamment en matière de facturation électronique.

Profil recherché

Bilingue français-anglais, à l'écrit comme à l'oral : niveau indispensable. La personne devra être capable de tenir une conversation professionnelle en anglais, de répondre à un appel téléphonique, de participer à un entretien ou à un échange en anglais et de traduire des documents ou des correspondances.

Formation ou expérience en secrétariat, gestion administrative ou comptabilité courante.

Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Capacité à établir des devis et des factures et à effectuer des opérations de comptabilité courante.

Connaissance des principes de facturation électronique ou capacité à s'adapter rapidement aux outils et procédures correspondants.

Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais.

Rigueur, organisation, discrétion, autonomie et sens des responsabilités.

Bon relationnel, esprit d'initiative et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Une expérience dans une PME, une entreprise du bâtiment, des travaux paysagers ou un secteur d'activité similaire serait appréciée.