Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la direction de la secrétaire générale de l'association, et dans le respect des consignes données, vous veillez en toute autonomie à la bonne gestion administrative et à l'intendance du siège national de l'ACO. Poste sédentaire, avec des déplacements possibles lors d'évènements ponctuels de l'association.

Vos missions seront les suivantes :

• 1. Secrétariat du siège national de l'ACO.

• Accueil du public, téléphonique et physique ;
• Réception, tri et dispatching du courrier papier et électronique ;
• Gestion et mise à jour de fichiers de contacts (responsables, cotisants et abonnés) et envoi de mailings ciblés à leur adresse (lettres d'information, communiqué de presse.).
• Intendance et commande des divers consommables en lien avec les différents prestataires pour le courrier, l'imprimante, les commandes de fournitures, le ménage.

• 2. Gestion administrative des instances et évènements nationaux.

• Mise en page des comptes-rendus, des relevés de décisions et autres documents ;
• Expédition des convocations par courrier et mailing et établissement des procès-verbaux des bureaux et conseils d'administration nationaux ;
• Gestion des réservations auprès des maisons d'accueil et suivi des inscriptions.

• 3. Gestion des abonnés et donateurs en lien avec la comptable et le responsable des publications :

• Gestion des abonnements à la revue de l'association (environ 3000 abonnés) : enregistrement des abonnements et des règlements, dont préparation et envoi des remises bancaires ;
• Gestion, préparation et expédition des commandes VPC (vente par correspondance de revues à l'unité et de plaquettes diverses). Facturation et remises bancaires ;
• Gestion des dons : enregistrement et remises bancaires ;

Les tâches sont amenées à évoluer selon les objectifs de l'association, les besoins des services et les logiciels.

Compétences

• Excellence dans l'administration de soutien : rigueur et organisation dans les dossiers, respect des échéances, gestion des priorités.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur.) et des logiciels de gestion de membres et de VPC (Vente par correspondance). Maîtrise des équipements téléphoniques.
• Aisance rédactionnelle et de mise en page de documents.
• Capacité d'adaptation et polyvalence. Aisance relationnelle.

Vous serez amené.e à travailler en équipe et notamment avec des bénévoles. Un attrait et une expérience au sein du monde associatif est indispensable pour mener à bien vos missions.