Assistant de direction (H/F) - Bon niveau d'anglais

Missions principales

Assistance des associés

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des associés (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques .).
• Réceptionner, trier et envoyer le courrier et colis.
• Gestion des notes de frais et des dépenses par carte bancaire étude.
• Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion
• Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers
• Gestion des retours des SPF
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Gestion du site

• Ouverture et fermeture de l'étude (ouverture/fermeture des volets).
• Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV.
• Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, .
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Réaliser, en binôme avec l'étude d'Issy Les Moulineaux, des commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Gestion du stock de fourniture.
• Commande des repas lors des RDV ou les réunions.
• Gestion de la décoration florale de l'étude.

Pour notre office notarial implanté à Paris 7, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F)

Missions :

• Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage.
• Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des problèmes de dysfonctionnement avec le fournisseur en cas de panne, .

Missions ponctuelles

• Remplacement de l'accueil d'ISSY LES MOULINEAUX lors de ses absences (sur site d'Issy Les Moulineaux).
• Prise des appels téléphoniques en débordement du standard.

COMPETENCES REQUISES

• Bonne présentation
• Avoir les sens des priorités
• Capacité d'adaptation et réactivité
• Maitrise des logiciels bureautiques
• Aisance relationnelle
• Compétences linguistiques : bonne maîtrise du français, anglais professionnel