Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description du poste :

La mission consiste à assurer l'accueil physique des visiteurs et des collaborateurs, à répondre aux appels téléphoniques entrants, les orienter vers les bons interlocuteurs et transmettre les messages de manière fiable. Il implique également la prise en charge des réservations liées aux déplacements professionnels, incluant la recherche, la comparaison et la confirmation des vols, des hôtels et des véhicules de location, en tenant compte des contraintes de budget, de délais et des politiques internes de voyage. Le poste comprend enfin le suivi régulier de l'état des stocks de fournitures et de consommables (bureautique, matériel spécifique, produits divers), la mise à jour des inventaires, l'anticipation des besoins et le déclenchement des commandes afin d'éviter les ruptures et d'assurer une continuité de service.

Ce rôle contribue directement à la qualité de l'expérience vécue par les visiteurs et les équipes, à la fluidité de l'organisation des déplacements et à l'efficacité opérationnelle globale. En centralisant l'accueil, la gestion des voyages et le suivi des stocks, la mission soutient la performance du collectif, améliore la réactivité de la structure et permet aux autres services de se concentrer sur leurs activités principales en bénéficiant d'un environnement organisé et fonctionnel.

Description du profil :

Titulaire d'un BAC en Gestion Administrative / Secrétariat , la personne recherchée dispose d'une expérience confirmée dans des fonctions administratives et de soutien aux équipes, permettant une gestion rigoureuse et efficace des dossiers et des flux d'information.***Maîtrise avancée de la rédaction professionnelle , avec une syntaxe correcte et adaptée aux différents types de documents (courriers, comptes rendus, rapports, notes internes Niveau bilingue en anglais , à l'écrit comme à l'oral, permettant de traiter des documents, d'échanger avec des interlocuteurs internationaux et de participer à des réunions en anglais.***Très bonne maîtrise du Pack Office Word : mise en page avancée, modèles de documents, publipostage Excel : tableaux, formules de base, gestion de données, mise en forme et suivi d'indicateurs PowerPoint : création de présentations claires et structurées.***Utilisation opérationnelle du logiciel SAP pour le suivi administratif, la gestion de données, la consultation et la mise à jour d'informations.***Expérience préalable en gestion administrative et secrétariat , idéalement dans un environnement structuré (PME, grande entreprise ou administration Habitude de gérer des plannings , des agendas , la préparation de réunions et la coordination de déplacements.***Pratique de la gestion documentaire : classement, archivage, suivi des courriers entrants et sortants, mise à jour de bases de données.