Chargé(e) services généraux/accueil (H/F)

*** à compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi titulaires de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ***

RAINBOW (Neuilly-sur-seine) :

Accueil et orientation

Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients et collaborateurs

Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transfert des appels

Veiller à la bonne présentation et à la convivialité de l'espace d'accueil

Gestion administrative

Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants

Préparer les envois postaux, plis, recommandés et coursiers

Participer à la gestion des fournitures de bureau et à la logistique courante

Apporter un soutien ponctuel aux services administratifs (RH, comptabilité, direction)

Support logistique et coordination interne

Accueillir et accompagner les candidats en entretien ou les visiteurs externes

Assurer la liaison entre les différents services pour les besoins courants

Participer ponctuellement à l'organisation d'événements internes

DELOITTE (La Défense)

Reprographie/Gestion des équipements

Gestion des stocks Impression et reproduction de documents

Respect des délais

Vérifier la qualité des reproductions pour s'assurer que les documents imprimés ou copiés sont conformes aux standards

Support aux utilisateurs

GRDF (Saint-Denis)

Veiller à la bonne disposition de la salle : Gestion des réservations de la salle « cabane » et de « l'espace du fond » sur un outils de gestion de type teams

Orientation et support logistique des visiteurs

Collecte de données (visiteurs, feedbacks, contacts) : chargé recueillir la satisfaction des utilisateurs et visiteurs du M95 en les invitant à répondre aux questionnaires accessibles via la Solution Octomine

Responsable de la préparation du reporting qui sera soumis à la validation du Chef de projet i-We

Création d'affiches de communication pour les espaces du M95 (salle du fond et cabane)

Captation vidéo des évènements en hybride (6h par mois max) en remplacement de l'accueil ( Autogestion)

Mise en relation avec les traiteurs et ou demande de devis

Gestion du showroom dans le continuité de l'existant

Posture et démarches d'amélioration continue sur la prestation d'accueil (continuité de l'existant)

Promotion de la programmation au sein du lieu

Création d'affiches sur site

Post des événements sur le Yammer de l'entreprise

Durée hebdomadaire: 35H

Plage horaires: 8h30 - 17h00 avec 1h de pause déjeuner ( à déterminer par planning)

Contraintes aux postes:

RAINBOW : Alternance assis/debout

DELOITTE: Travailleur isolé

GRDF: Travail sur écran, mise en place d'espace de réunion, chaises, tables.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de reconnaissance vocale

Maîtrise du matériel audio, informatique et d'enregistrement

Bonne orthographe, aisance rédactionnelle et maîtrise de la dactylographie

Aisance téléphonique et connaissance des règles d'accueil, de protocole et de confidentialité

Capacité à organiser, coordonner les activités, suivre les indicateurs et gérer les priorités

Capacité à faire face aux imprévus

Savoir-être :

Sens de l'accueil et du service client

Qualités relationnelles, écoute et disponibilité

Rigueur, fiabilité et autonomie

Discrétion et respect de la confidentialité

Présentation soignée et attitude professionnelle

Réactivité, adaptabilité et polyvalence

Esprit d'équipe et bienveillance