Assistant de direction anglais bilingue HF (H/F)

L'assistant(e) apportera son soutien à une équipe en développement d'avocats spécialisés en droit des affaires dans un environnement dynamique et international.

DEFINITION DES TACHES

• Assistanat classique (distribution de courrier, impressions, filtrage d'appel, prise de messages)
• Gestion d'agendas complexes et mouvants (organisation des rendez-vous divers clients et Associés, réservation de salles de réunion, organisation de voyages, commande de taxis, programmation de conférences téléphoniques, et réunions visio, saisie notes de frais)
• Ouverture de dossiers (matters sur Intapp, conflict checks, gestion des contacts sur CRM)
• Secrétariat (frappe de courriers et de longs documents, rédaction, préparation ou retranscription, conversion PDF en Word, conversion Word en PDF, consolidation documents PDF, organigrammes sur Powerpoint, compare Litera, mark-up, mise en page...)
• Secrétariat administratif (activation cross-ref, impressions, classement sur Imanage, classement physique, archivage, impressions/reprographie/scans, envois, centralisation CD

Rom, bibles département, mise à jour des contacts dans CRM)

• Secrétariat juridique (Assemblact, reliures notariales, etc., Docusign, annonces et formalités légales, traducteur, Infogreffe, commandes Infogreffe)
• Facturation (Réunion WIP (Equipe DG Finance et associé), instructions de facturation à la comptabilité, édition des factures, signature d'associé, envoi au client, classement sur le système, répartition, saisie des time sheet, saisie des narratives, préparation de cover notes factures)

COMPETENCES REQUISES

• Diplôme de niveau Bac +3
• Vous justifiez d'une expérience de minimum 3 ans sur un poste similaire en cabinet d'avocats ou dans un environnement exigeant.
• Vous maitrisez parfaitement le Pack Office et possédez un excellent niveau d'anglais.