Assistant(e) Administrative / Commerciale (H/F)

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche un(e) assistant(e) Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.

Missions principales :

Gestion administrative

• Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.
• Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
• Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.
• Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.

Suivi des chantiers & sous traitance

• Constitution et suivi des dossiers sous traitants.
• Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.
• Suivi du carnet de commandes.
• Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.
• Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.
• Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.

Facturation & gestion financière

• Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & divers).
• Envoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.
• Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.
• Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.
• Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relances).
• Demande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.

Gestion contractuelle & appels d'offres

• Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.
• Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réception.).
• Gestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.
• Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.
• Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.

Suivi interne & reporting

• Mise à jour des tableaux de suivi.
• Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilité.
• Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.
• Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.

Profil recherché :

• Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internes).
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.

Salaire :

Salaire selon profil et expérience