Assistant / Assistante de direction

Intitulé du poste : Assistante de direction

Missions :

En étroite collaboration avec la direction, assure des missions, des activités polyvalentes administratives et de

gestion du personnel.

Contribue, dans son champ de compétence et son périmètre d'intervention, à la mise en œuvre administrative

du projet d'établissement et du pôle.

Activités principales :

Gestion et organisation administrative :

• o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• o Assurer la gestion du courrier et des courriels ;
• o Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables selon les procédures internes et vérifier la conformité des livraisons ; o Préparer, organiser et suivre les différents temps/rituels professionnels et événements
• institutionnels ;
• o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
• o Gérer des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière dans son champ de compétence ; o Créer, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives a la gestion administrative.

Gestion administrative liée aux personnes accompagnées :

• o Assurer le suivi quotidien des présences ;
• o Suivi des dossiers d'admission : dossier social de l'usager et documents obligatoires à l'admission.

Gestion du personnel

• o Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations ;
• o Réaliser un suivi administratif du personnel ;
• o Assurer la gestion des éléments mensuels de paie ;
• o Constituer des dossiers administratifs de recrutement des nouveaux salariés ;
• o Tenir le registre du personnel ;
• o Assurer la gestion du planning et du temps de travail des salariés (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés).

Communication

o Informe et communique au directeur/rice tout événement ou information porté à sa connaissance et

utile et nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement

o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ;

o Rédiger et mettre en forme des documents divers (compte-rendus, courriers, mails, rapports, etc..),

• les reproduire et les diffuser ;
• o Gérer le classement et l'archivage ;
• o Récupérer, vérifier et transmettre des documents comptables au référent comptable.

Savoirs/Connaissances spécifiques :

• Connaissance (appétence) du public accueilli
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Maitrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie ;
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale.

Critères de qualité :

• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire ;
• Sens relationnel et respect d'autrui ;
• Confidentialité ;
• Rigueur ;
• Capacité a prendre des initiatives ;
• Capacité a s'adapter aux changements, a faire face a des situations d'urgence ;
• Savoir gérer/prioriser son activité et respecter les échéances.