Secrétaire polyvalent (H/F)

Nous recrutons un secrétaire polyvalent H/F pour rejoindre notre équipe.

LE POSTE :

ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

• Vous assurez et participez à l'organisation de l'accueil physique et téléphonique. En ce sens, vous connaissez les missions générales des partenaires de la structure et du quartier afin d'orienter correctement votre interlocuteur.
• Vous assurez la gestion et la diffusion des mails et des appels téléphoniques et mettez à jour les informations, la documentation et les outils pour les professionnels chargés d'accueil

COMPTABILITÉ

• Vous participez à l'élaboration du budget de fonctionnement et d'investissement, ainsi qu'à son suivi
• Vous soutenez et accompagnez les référents pour chaque secteur d'activités dans le suivi de leur budget
• Vous participez à la création ou à l'amélioration d'outils pour la gestion financière
• Vous assurez les enregistrements comptables au quotidien (factures, encaissements) et vous établissez des états en fonction des besoins
• Vous assurer le suivi et l'enregistrement des différentes caisses et effectuez les dépôts d'espèces et chèques à la banque
• Vous utilisez le logiciel comptable et assurez le classement, l'organisation et l'archivage de toutes pièces comptables

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

• Vous utilisez le logiciel de gestion du personnel et pouvez être amené à accompagner les salariés dans la pose et le suivi des congés
• Vous assurez le suivi administratif des stagiaires
• Vous mettez à jour l'affichage des documents obligatoires

SECRÉTARIAT

• Vous réceptionnez, enregistrez et diffusez le courrier aux salariés et bénévoles
• Vous assurez la prise de note, la frappe et la mise en forme de documents et en assurez la transmission aux membres de l'équipe
• Vous tenez à jour différents listings et assurez le classement papier et informatique de divers documents

LE PROFIL RECHERCHE

• Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2, vous avez une ou plusieurs expériences professionnelles
• Votre sens du service et vos capacités d'adaptation, associés à votre maîtrise de l'outil informatique vous permettront de mener à bien les missions qui vous seront confiées.
• Votre posture professionnelle favorisera l'accueil, la participation et l'implication des habitants et des bénévoles
• Vous êtes force de proposition et n'hésitez pas à proposer des axes d'amélioration en matière d'optimisation de la qualité d'accueil. Vous appréciez autant le travail en autonomie, que le travail en équipe.

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