Secrétaire de direction (H/F)

Mission générale

La.

Le secrétaire de direction en IME joue un rôle clé dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique de l'établissement. Il/Elle assiste la direction dans ses fonctions quotidiennes, coordonne les activités administratives et assure la gestion des documents et des informations. Il/Elle garantit la fiabilité des informations et des tableaux de suivi, facilite la circulation des informations entre la direction, les professionnels, les familles et les partenaires, et apporte un appui administratif aux activités, aux recrutements et à la démarche qualité.

Liens hiérarchiques et fonctionnels

Il/elle exerce ses missions sous l'autorité hiérarchique des Responsables d'Unité, par délégation du Directeur Général, et doit lui rendre compte régulièrement.

Il/elle entretient des relations fonctionnelles internes avec l'ensemble du personnel de l'établissement.

Activités

• 1. Assistance à la Direction et suivi de la sécurité
• 2. Gestion et suivi de l'activité

2.1. Suivi administratif de l'activité et des présences

2.2. Recueil, consolidation et transmission des données d'activité

• 3. Gestion administrative des documents
• 4. Gestion des communications internes et externes
• 5. Gestion administrative des ressources humaines, en lien avec la direction et le service RH

5.1 Appui administratif au recrutement (CDI et CDD)

5.2. Gestion administrative des recrutements en CDD

5.3. Suivi administratif courant du personnel

• 6. Gestion logistique et suivi administratif des achats
• 7. Gestion et coordination des transports
• 8. Soutien à la gestion de la qualité

Qualification et compétences requises

Qualification :

Bac +2 (BTS ou DUT en gestion, secrétariat, administration)

Savoirs

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.

Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané et à respecter les délais.

Savoir-faire :

Autonomie et discrétion.

Capacités organisationnelles et sens du détail.

Respect de la charte graphique associative

Savoir-être :

Sens de l'écoute

Diplomatie

Réactivité dans la gestion des priorités.

Conditions de travail

Convention Collective de 66

Déplacements ponctuels sur le département

Horaires de journée

Télétravail possible

Travail sur 5 jours

Risques liés au poste

Troubles musculosquelettiques et fatigue oculaire

Stress

Conflits interpersonnels

Charge émotionnelle