Secretaire administrative (H/F)

Finalité du poste

Assurer le bon fonctionnement administratif de l'établissement en apportant un soutien opérationnel aux différents services. Contribuer à la gestion administrative, au suivi des démarches qualité et réglementaires, à la communication interne et externe ainsi qu'à la coordination avec les partenaires et prestataires.

Missions principales :

Administration générale

• Assurer les tâches administratives courantes.
• Rédiger et suivre les courriers, courriels et documents administratifs.
• Gérer les appels téléphoniques, le traitement du courrier et des colis.
• Assurer le suivi administratif des contrats et conventions.

Ressources humaines

• Créer les identifiants informatiques et les demandes d'accès pour les salariés.
• Contribuer à l'élaboration et au suivi du plan de formation.
• Organiser les élections professionnelles.
• Elaboration du PV des réunions du CSE.

Qualité, sécurité et réglementation

• Assurer le suivi des démarches de labellisation.
• Mettre à jour le DUERP.
• Veiller à l'actualisation des documents réglementaires.
• Mise à jour et tenue du logiciel GAMMEO en renfort du Responsable Entretien

Communication

• Créer et mettre à jour les supports de communication internes et externes.

Partenariats et loisirs

• Assurer le lien avec les prestataires de loisirs.
• Mettre en place et suivre les partenariats locaux.

Gestion des achats et budget

• Réaliser les commandes de fournitures.
• Participer au suivi budgétaire des dépenses liées au fonctionnement.
• Rapprochement des divers éléments comptables de l'Entretien et de la Restauration

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Polyvalence, autonomie et discrétion.
• Bon relationnel et esprit d'équipe.