Assistant(e) Moyens Généraux (H/F)

-Assistant(e) Moyens Généraux H/FContrat : CDD

Date de prise de fonction : 01/10/Lieu : Le Kremlin-BicetreService : Services GénérauxUnicancer est l'unique réseau hospitalier français dédié à 100 % à la lutte contre le cancer et la seule fédération hospitalière nationale dédiée à la cancérologie. Il réunit 18 Centres de lutte contre le cancer (CLCC), établissement de santé privé à but non lucratif, répartis sur 20 sites hospitaliers en France. patients par an sont pris en charge dans le réseau Unicancer, plus de femmes et hommes sont engagés, au quotidien, dans une quête permanente d'excellence en matière de soins, de recherche et d'enseignement supérieur.

Unicancer est aussi le premier promoteur académique d'essais cliniques, en oncologie, à l'échelle européenne. Reconnu comme leader de la recherche en cancérologie en France, le réseau Unicancer bénéficie d'une réputation mondiale avec la production d'un tiers des publications internationales en oncologie. Les 18 CLCC et l'activité R&D d'Unicancer sont certifiés ISO pour leur recherche clinique.- Assurer l'accueil

Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques reçus au standard et répondre à des questions de 1er niveau posées par ses interlocuteurs

Accueillir les visiteurs et prestataires dans les locaux

Commander les coursiers et réserver les taxis

Préparer l'accueil des nouveaux salariés (badges, clés, accès parking, etc.)

• Gérer les salles de réunion

Réserver des salles de réunion sur demande

Gérer et mettre à jour le planning des salles

Prévoir la logistique : matériel informatique en lien avec la DSI, pauses, carte d'accès au RIE

• Effectuer les travaux de secrétariat suivants : Gérer le courrier

Ouverture du courrier à l'arrivée, réception des mails et distribution

Affranchissement du courrier au départ

Entretenir les relations avec la Poste, le service courrier du site

Centraliser les commandes de fournitures

Centralisation et validation des commandes des différents secteurs

Réception et distribution des commandes

Suivi des réclamations

Valider les factures et mettre à jour les tableaux de suivi : Chronopost, pauses, repas de convives, poste de travail, fournitures. - Apporter une aide administrative

Rédiger des courriers sur demande des services

Aider à la saisie et comptabilisation de documents comptables (factures, contrats)

Aider au classement et à l'archivage des documents

Aider aux suivis des contrats (services généraux, logistique, prestataire de voyage)

Gérer les signatures électroniques et leur délégation

• Assurer une polyvalence des services généraux en lien avec les prestataires logistiques

Contacter les prestataires des services généraux/logistique et assurer leur référencement

Demander des devis aux prestataires à valider avec le DAF

Assurer le suivi des commandes, facturations, livraison en lien avec le DAF et la comptabilité

Optimiser les locaux disponibles (gestion de réservation de bureau - Flex office)

• Assurer la coordination en matière d'obligation de sécurité

Organiser des formations en lien avec la sécurité (gestes qui sauvent, SST, guide-file, serre-file)

Mettre à jour régulièrement les procédures liées à la sécurité (livret d'accueil des salariés)

S'assurer, en lien avec les services techniques des sites ou en lien avec des prestataires de la mise aux normes des équipements de sécurité (extincteurs, plans d'évacuation, etc.)

Ce poste implique des activités de manutention et le port de charges :

Aménagement et configuration des salles de réunion (déplacement de cloisons mobiles et de mobilier)

Réception, expédition et traitement de colis

Manipulation et transport de fournitures (pack d'eau, papeterieli>