Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

• 1. POSITIONNEMENT

Rattachement hiérarchique : Direction

• 2. FINALITÉ DU POSTE

Assurer le secrétariat et la gestion administrative courante des différents services, contribuer à la circulation de l'information et au bon fonctionnement de la structure, dans le respect des procédures, de la confidentialité et des obligations réglementaires.

• 3. MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et secrétariat :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
• Réceptionner, traiter et orienter les demandes ;
• Gérer les courriers et documents administratifs ;
• Assurer le classement, l'archivage et la transmission des informations.

Gestion administrative des personnes accompagnées

• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers ;
• Suivre les échéances administratives ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.

Gestion administrative du personnel

• Assurer la tenue et le suivi des dossiers du personnel ;
• Réaliser les démarches administratives, notamment les DPAE ;
• Suivre les plannings, absences, congés, arrêts et visites médicales ;

Gestion des caisses

• Assurer la tenue et le suivi des caisses ;
• Contrôler les encaissements, décaissements et justificatifs ;
• Effectuer les contrôles et rapprochements nécessaires ;
• Assurer la traçabilité des opérations.

Gestion administrative du siège

• Suivre les commandes, fournitures et relations avec les fournisseurs ;
• Participer au suivi des factures et documents comptables ;
• Mettre à jour les outils de suivi administratif

Appui institutionnel et transversal

• Participer à l'organisation des réunions et événements ;
• Assurer une saisie comptable de premier niveau et la mise à jour des logiciels métiers ;
• Participer à la vie associative et apporter un appui administratif ponctuel aux différents services.

• 4. COMPÉTENCES

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Capacités rédactionnelles ;
• Maîtrise du classement et de l'archivage ;
• Capacité à assurer un suivi administratif rigoureux ;
• Connaissance du suivi administratif du personnel ;
• Maîtrise des opérations de caisse.

Qualités professionnelles

• Rigueur et organisation ;
• Autonomie et sens des priorités ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Fiabilité et réactivité ;
• Qualités relationnelles et sens de l'accueil ;
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.