Assistant(e) administratif(ve) BTP (H/F)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous la responsabilité du/de la conducteur(trice) de travaux, l'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif, contractuel et documentaire des affaires (chantiers) de l'entreprise, en lien avec les équipes travaux, les fournisseurs et les sous-traitants.

• Assurer le suivi administratif des affaires (ouverture, mise à jour et clôture des dossiers chantier - « pochettes suivi affaire »)
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des contrats de sous-traitance
• Constituer et transmettre les dossiers d'appels d'offres en lien avec le service commercial et les services travaux
• Effectuer les demandes de prix aux fournisseurs
• Gérer les commandes de matériaux et prestations en lien avec les conducteurs de travaux
• Suivre les enlèvements et livraisons de marchandises en lien avec le service travaux
• Suivre la facturation fournisseurs
• Assurer l'interface administrative avec les maîtres d'ouvrage, maîtres d'œuvre et sous-traitants
• Collecter, vérifier, rédiger et classer les documents réglementaires (PPSPS, DICT, attestations, demandes d'agréments, etc.)
• Participer à la préparation des réunions de chantier et à la diffusion des comptes rendus
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques
• Suivre l'entretien et la maintenance des véhicules et outillages
• Suivre les formations du personnel

MISSIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES :

En complément du suivi des affaires travaux, l'assistant(e) assure des tâches administratives transversales nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

• Préparer les éléments de pré-comptabilité (Vérification des factures fournisseurs, rapprochement des bons de commande et de livraison, transmission au service comptable et Financier)
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents administratifs et contractuels, dans le respect des procédures internes et des délais légaux de conservation
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de l'entreprise
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, clients et fournisseurs
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs courants
• Gérer les fournitures de bureau et les commandes de matériel administratif
• Assurer le suivi des agendas et l'organisation logistique des réunions et déplacements
• Contribuer à la mise à jour et au classement des bases de données internes (contacts, fournisseurs, sous-traitants)

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation : Bac +2 minimum BTS Assistant de Gestion PME-PMI, BTS Bâtiment, DUT GEA ou équivalent

Expérience : Une première expérience réussie sur un poste similaire dans le secteur du BTP est appréciée

Connaissances métier : Bonne connaissance du vocabulaire technique du BTP et des processus de chantier appréciée ; notions de base en pré-comptabilité, notamment la ventilation analytique des charges par chantier (déboursés), souhaitées

Compétences techniques

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook), niveau avancé sur Excel apprécié
• Connaissance des logiciels de gestion de chantier / ERP BTP (un plus)
• Notions de base en droit des contrats et de la sous-traitance dans le BTP
• Maîtrise des règles rédactionnelles et orthographiques

Compétences comportementales

• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais
• Autonomie et sens des responsabilités
• Bon relationnel et aisance dans la communication écrite et orale
• Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation au terrain

Informations supplémentaires :

• CDI de 39 heures/semaine
• Rémunération selon profil et expérience, statut ETAM - Convention Collective des ETAM du BTP
• Avantages : mutuelle d'entreprise, prévoyance complémentaire (garantie arrêt de travail), à préciser selon accord d'entreprise
• Possibilité de télétravail ponctuel, selon les besoins du service et l'accord du responsable hiérarchique

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la maçonnerie, gros œuvre, 1 Assistant Travaux et Administratif H/F en CDI.