Assistante / Chargé(e) de mise à disposition (H/F)

Le(la) chargé(e) de mise à disposition a pour mission de mettre des salariés en emploi auprès d'entreprises, de collectivités, et de particuliers

Activité 1 - Assurer le recrutement des salariés de l'association intermédiaire

• Inscrire le demandeur d'emploi à l'association
• Fixer des rendez-vous d'entretien avec les demandeurs d'emploi
• Se charger de répondre aux besoins des utilisateurs réguliers et occasionnels
• Positionner les personnes en fonction du profil le plus adapté pour répondre au plus près à la demande du client
• Solliciter des agréments pour les salariés intervenant en secteur marchand auprès de France travail, et suivre les demandes et les fins d'agrément

Activité 2 - Se charger de la partie administrative/ressources humaines de l'association intermédiaire

• Etablir le contrat de travail
• Pour les nouveaux salariés : Réaliser la déclaration d'embauche - Prendre rendez-vous pour la visite médicale-Construire le dossier salarié
• Informer les salariés et les utilisateurs sur les règles de sécurité et d'hygiène
• Faire émarger les documents administratifs (mutuelle, DSN.) et faire le suivi de la mise à jour des documents
• Créer et actualiser des documents administratifs nécessaires au fonctionnement du service
• Mettre les tableaux de bord à jour afin d'analyser les entrées et les sorties
• Préparer les renouvellements des contrats de mise à disposition à chaque fin de mois et les contrats de mise à disposition des nouveaux utilisateurs
• Participer à la saisie des éléments de la paie
• Réaliser la facturation pour les utilisateurs
• Faire des relances pour recouvrir les factures impayées
• Assurer une veille sociale et juridique

Activité 3 - Assurer la gestion de planning

• Réaliser le planning mensuel des salariés
• Réguler le planning en fonction des absences pour arrêt maladie, congés payés.

Activité 4 - Entretenir la relation avec le client

• Réaliser des enquêtes de satisfaction téléphoniques à chaque fin de mission pour réaliser un bilan de la prestation pour les nouveaux utilisateurs
• Evaluer les besoins de chaque client par téléphone et sur site
• Etablir des devis et suivre les demandes en cours
• Se charger de réguler les conflits utilisateurs / salariés
• Assurer l'accueil téléphonique et physique en binôme avec la chargée d'accueil
• Procéder à la prospection et à la fidélisation

Activité 5 - Faire le lien avec les partenaires

• Se mettre en relation avec des partenaires extérieurs pour capter les besoins de main d'œuvre et identifier des demandeurs d'emploi avec des compétences recherchées
• Participer aux réunions et aux forums en lien avec l'activité
• Suivre l'actualité pour identifier de potentielles missions
• Etre en contact avec des employeurs et proposer des solutions pour le recrutement
• Être acteur du dispositif SEVE Emploi (Prospection, mise en relation STP/Entreprise, Participation et animation des évènements, Suivis en emploi.)

Activité 6 : Accueil lors de l'absence de la chargée d'accueil

Accueil physique :

• Répondre aux besoins et attentes du public
• Orienter les personnes vers le service approprié
• Les faire patienter dans la salle d'attente
• Prévenir le professionnel

Accueil téléphonique :

• Gérer le standard
• Filtrer et orienter les appels
• Prendre les messages
• Transmettre les messages aux professionnels par mail
• Se charger de prendre les messages