Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement pour congé, nous recherchons un-e assistant-e administratif/ve en CDD à temps partiel 32 heures hebdomadaires.

Poste à pouvoir à partir du 24 mai 2027 (dont une période de tuilage de 2 semaines) pour une durée de 14 mois.

Au sein d'une équipe de 7 personnes, vos missions seront les suivantes :

• 1. Accueil-Secrétariat :

• Accueil téléphonique,
• Filtrage des appels téléphoniques à destination du dirigeant et des salariés,
• Archivage, classement,
• Suivi des contrats fournisseurs (téléphonie, assurances, etc),
• Suivi des documents administratifs (Kbis, attestations sociales et fiscales)
• Achats des fournitures et consommables.

• 2. Gestion et suivi

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au dirigeant que les informations essentielles,
• Négociation auprès des fournisseurs (orange, mutuelle, matériel divers, agence de communications, etc.),
• Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
• Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients).

3 . Marchés publics et privés / Honoraires / Devis

• Réception et hiérarchisation des demandes de devis et de marchés publics,
• Aide à l'élaboration de devis en lien avec le directeur général,
• Rédaction et envoi des devis aux entreprises,
• Préparation et envoi des dossiers d'appels d'offres,
• Préparation des propositions d'honoraires, rédaction et envoi après analyse d'un supérieur hiérarchique,
• Élaboration des actes de sous-traitances (devis, déclarations)
• Suivi les procédures d'appels d'offres.

4 Comptabilité

• Gestion des notes de frais,
• Établissement des factures de ventes,
• Paiement des factures d'achats,
• Relance clients,
• Déclarations de T.V.A.,
• Déclaration Décennale,
• Calculer les frais généraux,
• Saisie de la comptabilité, achat, vente, banque avec lettrages,
• Tenue des tableaux de bord (DC4, propositions, CA, achats, rentabilité etc)

5 Social

• Suivi administratif du personnel (avec MJA des informations, taux, etc),
• Préparation des paies en lien avec le cabinet comptable,
• Versement des salaires,
• Commande des tickets restaurants et chèques cadeaux,
• Suivi des congés / RTT / récupération, médecine du travail,
• Suivi des contrats santé et prévoyance.
• Construire les dossiers de formation des salariés,
• Préparation à l'arrivé des stagiaires (conventions, comptes pc etc)

6 Communication

• Création des supports fiches références (avec MAJ),
• Diffusion et mise à jour des informations sur site internet,
• Préparation de la candidature au PNCB
• Envois de plaquettes clients / vœux.

Travail régulier sur le logiciel de facturation électronique SHINE, le logiciel de comptabilité QUADRATUS ainsi que le logiciel de gestion des affaires FELIX.

Le-la collaborateur/trice est placé-e sous l'autorité hiérarchique du directeur général et du président.

Déplacements ponctuels lors des rencontres QSB.

Le CDD est à pourvoir pour une durée de 14 mois.

Tickets restaurant, mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur.

Profil souhaité

Expérience

• 2 ans Cette expérience est indispensable

Compétences

• Enregistrer les données d'une commande
• Etablir un devis
• Gestion administrative
• Gestion comptable
• Outils bureautiques
• Réceptionner les appels téléphoniques
• Suivre des éléments de paiement de commandes

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs