Secrétaire de direction (H/F)

L'ADPEP 36 recrute pour son

Pôle Travail et Insertion professionnelle

ESAT - Cuisine de Saint-Plantaire

1 Secrétaire de direction - (H/F) - 0.4 ETP

CDD suivant Convention Collective du 15 mars 1966

Poste à pourvoir dès que possible

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Au sein du Pôle Travail et Insertion professionnelle (98 places d'ESAT sur 4 antennes, 17 places d'ESAT HLM, 122 places DEA 36- 18) qui accompagne des personnes en situation de handicap adultes dans leur insertion professionnelle.

Sous l'autorité de la direction du Pôle Travail et Insertion Professionnelle, vous aurez pour missions :

Assurer la réception, l'orientation et la première information du public /client :

• Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques en fonction de leur importance et des priorités.
• Recevoir le public et recueillir leur demande.
• Veiller à l'application des consignes de sécurité

Traiter l'information :

• Diffuser les notes de services, d'informations et mettre à jour l'information sur les tableaux d'affichage,
• Réceptionner, enregistrer, et affecter le courrier d'arrivée et rassembler, enregistrer et préparer le départ du courrier,

Assurer les tâches de secrétariat courantes :

• Assurer les commandes liées au fonctionnement de l'établissement (fournitures bureau)
• Traitement des factures (rapprochement devis / BL / factures)

Assurer les tâches liées à l'activité commerciale de l'ESAT

• Saisir la facturation
• Editer et diffuser les factures

Assurer la gestion des commandes repas clients

• Intégrer les nouveaux clients
• Diffuser les menus
• Commander des repas (utilisation du logiciel Webfil)
• Ajuster les commandes clients en fonction des fiches convives

Participer à la gestion des ressources humaines :

• Récolter et saisir les demandes de modifications de planning, les saisir dans le logiciel (salariés et TH) après validation d'un cadre.

Participer à l'amélioration continue de la qualité du service / de l'établissement

• Proposer l'ordre du jour des réunions trimestrielles du service administratif
• S'inscrire dans le projet de l'établissement et associatif

Profil :

Les savoirs :

• Connaissances des outils bureautiques et informatiques liés au poste.
• Maitrise de la structure et de son fonctionnement.
• Connaissance de l'environnement institutionnel.
• Maîtrise de l'expression orale et de l'expression écrite courante.

Les savoir-faire :

• Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative.
• Rigueur : organisation et méthode.
• Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse.
• Être capable de gérer les imprévus et d'apporter des solutions.

Les savoir être :

• Maîtrise de soi : résistance au stress, capacité à travailler dans l'urgence.
• Sens de l'entreprise : intégrité, discrétion, confidentialité
• Communication : sens du relationnel.
• Dynamisme : offrir un investissement personnel.

Conditions :

• Rémunération selon CCNT 66 ;
• Annualisation du temps de travail ;
• Accord d'entreprise collectif : CET, congés enfants malades, QVT, Egalité professionnelle H/F.