Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative (H/F)

L'agence 43 du GRETA Auvergne recherche pour son site du Puy en Velay un / une Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative. Les missions son les suivantes :

Vous serez en charge de l'accueil général de l'organisme, et du suivi administratif des dossiers des secteurs auxquels vous serez rattaché(e).

Sur le poste d'Accueil :

• Accueil téléphonique (réception des appels, transferts vers les interlocuteurs ou prise de message, renseignements sur la structure et les formations proposées)
• Accueil physique (information et/ou orientation des visiteurs)
• Gestion du courrier (enregistrement, copies, distribution, classement, départ)
• Gestion de la revue de presse
• Gestion des clés des personnels sous couvert du responsable d'agence
• Réception des colis
• Secrétariat (compte-rendu de réunions, travaux divers .)
• Gestion du centre de Ressources (gestion des abonnements et commandes d'ouvrages)
• Gestion de la communication du GRETA sur les réseaux sociaux
• Accompagnement des campagnes commerciales en lien avec les CFP

Sur le poste de Gestion administrative :

Suivi administratif de l'apprenant tout au long de son parcours :

• Elaboration du dossier financier (de la création de la commande jusqu'à la pré facturation)
• Montage et suivi des dossiers de rémunération
• Renseignement des différents tableaux de suivis des actions en collaboration avec la coordonnatrice de dispositifs pédagogiques
• Renseignements des divers applicatifs
• Missions en lien avec le secrétariat courant
• Gestion des fournitures et petits matériels,
• Travaux de photocopies, reliures.,
• Classement et archivage,
• Participation à la démarche qualité (respect et suivi des procédures, mise à jour des documents qualité, réunions, audits, contribution à l'amélioration permanente du système Qualité)

Aptitudes :

• Sens aigu de l'organisation, rigueur, réactivité
• Disponibilité, adaptabilité
• Bonnes aisances relationnelles - Travail en équipe
• Discrétion
• Qualités rédactionnelles
• Prise d'initiatives

Compétences :

• Maitrise du pack office
• Capacité à s'approprier et utiliser les différents applicatifs liés au domaine de la formation