Assistant Administratif (H/F) - Qualisocial

L'assistant(e) ROP assure l'exécution opérationnelle du marché AFPA en priorité, puis d'un portefeuille d'autres dispositifs d'accompagnement de bénéficiaires, sous la responsabilité de la ROP référente.

Déploiement et suivi du marché AFPA

• Organiser la mise en place du dispositif : calendrier des interventions par site, logistique, documents de lancement.
• Planifier et mettre à jour les interventions, gérer les remplacements et les annulations.
• Suivre l'activité réalisée et alerter la ROP en cas d'écart avec le contrat.

Coordination des intervenants

• Être le point de contact quotidien des intervenants : plannings, documents, questions pratiques.
• Préparer l'intégration des nouveaux intervenants : contrats, accès aux outils, informations de mission.
• Collecter les relevés d'activité et les justificatifs.

Reporting et facturation

• Produire les reportings d'activité attendus par les clients, dans les délais contractuels.
• Préparer les éléments de facturation et suivre leur envoi.
• Tenir à jour les données des dispositifs dans les outils internes (Qualicare, fichiers de suivi).

Appui aux autres dispositifs d'accompagnement de bénéficiaires

• Prendre en charge plannings, logistique et reporting sur des dispositifs auprès des étudiants et d'autres publics : permanences, accompagnements psychologiques, ateliers collectifs.
• Préparer les comptes rendus et les relances après les réunions client.

Nous cherchons une personne rigoureuse et autonome dans l'exécution, capable de tenir de nombreux détails sans en perdre aucun.

Formation et expérience

• Bac+3 à Bac+5 en gestion de projet, sciences sociales, RH, assistanat de direction ou équivalent.
• Une première expérience (stage long, alternance ou emploi) en coordination de projets ou en assistanat opérationnel.
• Une connaissance du secteur médico-social, de l'insertion ou des marchés publics est un plus.

Compétences attendues

• Organisation et fiabilité : plannings à jour, délais tenus, zéro oubli sur les reportings et la facturation.
• Aisance avec les tableurs et les outils de gestion ; capacité à prendre en main un outil métier (Qualicare).
• Qualité rédactionnelle pour les comptes rendus et les échanges écrits avec les clients.

Qualités personnelles

• Autonomie dans l'exécution, et réflexe d'alerter tôt quand un écart apparaît.
• Sens du service et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés.
• Discrétion, au regard de la nature des accompagnements.

Fidèle à ses valeurs, Qualisocial garantit un environnement de travail inclusif qui offre à tous les mêmes opportunités d'accès à l'emploi sans distinction de genre, origine, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d'âge.