Assistant administrative (H/F)

MISSIONS

Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction

Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil

municipal et assure le suivi des actes administratifs

ACTIVITES

SECRETARIAT GENERAL :

• Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs
• Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes
• Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct
• Tenue des registres
• Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef de service
• Tâches de secrétariat de la Direction Générale
• Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le cheT de service
• Organisation de réunions

COURRIER :

En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de :

• Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé »
• Suivi des circuits du logiciel Maarch
• Ventilation dans les services
• Affranchissement et préparation du courrier « départ »
• Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste
• Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire

ACHATS

En polyvalence avec l'agent chargé des achats :

• suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des catalogues avec prix ajustés
• préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les copieurs

HORAIRES

Secrétariat Général : 08h30-12h30/13h30-17h15 (vendredi 16h30)

Courrier : 08h30-12h30/13h30-15hO0

Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30)

COMPETENCES ET APTITUDES

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
• Polyvalence dans les différentes tâches
• Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power point.) et des logiciels utilisés au secrétariat général

(Publiact, Maarch, Fast,...)