Assistant administratif (H/F)

Dans ce cadre, sous la conduite de la directrice de la DHI, le chargé administratif/synthèse apporte d'une part un soutien administratif, technique et relationnel à la DHI et accompagne le développement de ses activités.

Outre le fait d'être intégré au cœur de l'équipe de la DHI, au siège et sur le terrain, et d'avoir une vision globale des activités de la Direction, vous avez pour principales missions :

Volet assistante de direction

• Assister la Directrice de la DHI dans l'ensemble de ses missions
• Gérer et traiter les flux d'information pour permettre les prises de décision stratégique et diffuser les informations en interne et en externe
• Participer à l'organisation et au management de la Direction :
• Gestion courante : assurer lien avec autres directions - moyens généraux, comptabilité, .) centraliser les procédures
• Gestion des réunions, suivi planning et agenda, préparation des dossiers, réservation des salles et compte-rendu de réunions
• Préparer les dossiers pour les décorations en collaboration avec l'association française des membres
• Organisation des missions des membres de la DHI, VSI, Directeurs, Experts et bénévoles : billets, notes de frais, passage institut pasteur
• Organisation des "Journées Internationales de l'Ordre de Malte" (JIOM)
• Organisation logistique et assurer le suivi des présentations
• Etre l'interface du sharepoint DHI : suivi du classement, archivage

Volet Synthèse

• Mise en œuvre de la communication de la DHI : Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication/ gouvernance/ autorités
• Diffusion et promotion des informations des établissements gérés et soutenus notamment auprès de la direction de la communication
• Compilation de données, vérification cohérence des informations, rédaction de documents synthétiques pour communication DHI ; conception, rédaction et diffusion du contenu
• Rédaction de notes à destination de la gouvernance (fiches pays)
• Elaboration et supervision du rapport d'activités de la DHI
• Rédaction du bulletin international destiné aux Ambassadeurs de l'OSM
• Capacité d'organisation et de gestion des priorités
• Polyvalence et rigueur dans l'exécution des tâches confiées
• Qualités rédactionnelles synthétiques et excellentes capacités de communication
• Connaissances outils de communication
• Esprit d'équipe, dynamisme et réactivité
• Capacité d'adaptation et intelligence de situation
• Autonomie et initiative
• Aisance relationnelle avec tout type d'interlocuteur (salariés, bénévoles et ambassadeurs), qualité d'écoute,
• Discrétion
• Adhésion aux valeurs de l'OMF
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office.)
• Expérience souhaitée de 5 ans minimum dans un poste similaire