Assistant administratif et d'exploitation - (H/F)

Description :

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS SI :

• PARTICIPER À LA CRÉATION D'UN NOUVEL ÉTABLISSEMENT VOUS MOTIVE PARTICULIÈREMENT
• VOUS VOUS RECONNAISSEZ PLEINEMENT DANS LE PROJET DE L'INSERTION PAR L'ACTIVITÉ ÉCONOMIQUE (IAE)
• VOUS AIMEZ TRAVAILLER DANS UN ENVIRONNEMENT DYNAMIQUE, COOPÉRATIF, INNOVANT ET ÉVOLUTIF

Sous la responsabilité du DIRECTEUR D'ÉTABLISSEMENT, vos principales missions seront :

• 1. ACCUEIL ET SECRÉTARIAT

• Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les candidatures de salariés en insertion et gérer la logistique des sessions de recrutement
• Assurer le secrétariat : gestion du courrier, rédaction de correspondances, classement etc.

• 2. SUIVI ADMINISTRATIF DES SALARIÉS

• Constituer le dossier administratif et effectuer les démarches d'embauche (contrats, visite médicale, DPAE etc.) pour chaque nouveau salarié
• Effectuer le suivi des différents éléments contractuels (mutuelle, renouvellements de contrat, visites médicales, etc.)
• Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés (congés, absences, arrêts maladies, acompte etc.), les saisir dans les différents tableaux de suivi et logiciels pour transmission au service Paye

• 3. RELATION FOURNISSEURS ET SAISIE DES PIÈCES D'ACHATS

• Gestion des achats directs : en concertation avec les chef.fe.s d'équipe, les REX et les clients, centraliser les besoins et passer les commandes ;
• Préparation des EPI pour les nouveaux arrivants et réassort du stock tampon ;
• Réception des factures fournisseurs (transmission par la comptabilité) pour validation avec les REX ;
• Extraction, retraitement et saisie des fichiers fournisseurs nécessaires à la facturation ;
• Saisie dans l'outil comptable des pièces d'achats ;
• Mise à jour du fichier fournisseurs et mise à jour des grilles tarifaires applicables ;

• 4. GESTION DES INTÉRIMAIRES

• Gestion administrative des plannings hebdomadaires intérim et sous-traitance en fonction des besoins exprimés par les REX;
• Diffusion des informations ;
• Suivi des heures auprès des agences d'intérim et de la facturation par ces fournisseurs

PROCESSUS DE RECRUTEMENT :

• 1 entretien RH
• Un entretien avec le Directeur de site
• Une immersion sur site

Profil recherché :

EXPERIENCE ET FORMATION :

• Niveau Bac+2 en assistanat, gestion des ressources humaines, administration du personnel ou paie.
• Deux ans d'expériences sur un poste similaire.

LES QUALITÉS RECHERCHÉES :

• Adhésion aux valeurs et au projet du Groupe ARES : intérêt marqué pour son projet économique et social, ainsi que pour sa culture coopérative, participative et responsabilisante.
• Excellentes qualités relationnelles : capacité à interagir avec aisance et professionnalisme avec une grande diversité d'interlocuteurs au quotidien : salarié-es en parcours, collègues CASP, responsables d'exploitation, chef-fes d'équipe, direction, opérateurs externes, prescripteurs, orienteurs et clients.
• Autonomie et sens des responsabilités : capacité à prendre des initiatives et à faire preuve d'écoute active, de disponibilité et d'empathie. Rigueur organisationnelle, adaptabilité et aptitude à gérer les priorités, avec discernement face aux situations imprévues ou sensibles.
• Maîtrise de l'environnement informatique et numérique : aisance dans l'utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel, messagerie électronique) et des applications professionnelles, notamment Chronos et Siham.

LES CONDITIONS D'EMPLOI

• CONTRAT : CDI - Statut employé.
• LIEU DE TRAVAIL : Le Coudray-Montceaux , avec des déplacements ponctuels à prévoir en Île-de-France, notamment au siège du Groupe situé à Pantin ainsi que dans les autres établissements.
• HORAIRES : 39 heures hebdomadaires, incluant deux présences en soirée par semaine, dont une permanence le jeudi jusqu'à 22h.
• RÉMUNÉRATION : 2 110 € brut mensuel, selon expérience, sur 12 mois, auxquels s'ajoute une prime annuelle collective conditionnée aux résultats du Groupe.
• 6,5 jours de RTT par an + 5 semaines de congés payés + jours de congés d'ancienneté
• Avantages sociaux : tickets restaurant de 10,50€ par jour travaillé + mutuelle familiale (dont 60% à la charge de l'employeur)

NOS +

• Politique dynamique de développement des compétences et de mobilité infra-groupe
• Tarifs préférentiels sur l'achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb)

UNE LETTRE DE MOTIVATION EST FORTEMENT RECOMMANDÉE !