Adjoint Administratif service de la GAP (H/F)

Poste à pourvoir au 01/01/2027

Description générale du poste

• Accueillir les usagers
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
• Suivre et gérer les processus administratifs

Missions (objectif principal du poste)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille (Urgences, Hospitalisations, Consultations externes) ;
• Recueillir et traiter les données nécessaires à l'identification du patient ;
• Créer le dossier administratif des patients ;
• Gérer et contrôler les dossiers administratifs ;
• Facturer et effectuer son suivi ;
• Participer aux missions d'identitovigilance ;
• Participer à la continuité de service du service public.

Missions spécifiques

• Accueil physique et téléphonique patients, visiteurs, usagers ;
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, .) dans le respect des règles de facturation dans le logiciel métier ;
• Scan des documents ;
• Qualification des identités permettant la complétude de "mon espace santé" des patients ;
• Traitement des courriers, mails et documents ;
• Participation au contrôle qualité des dossiers avant facturation ;
• Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.) ;
• Utilisation du CDR et du CDRi, de ROC et CHORUS ; du logiciel de téléphonie et TV ;
• Contrôle et saisie des prises en charges pour les dossiers d'hospitalisation ;
• Création des dossiers en préadmissions (séjour et externe) ;
• Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libérale, ...) ;
• Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation ;
• Maitriser les logiciels métiers (Pastel, Dx-Planning) ;
• Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO) ;
• Rédaction et transmission des actes de décès ;
• Règlementation de la facturation.

Les domaines de compétence

Les savoirs :

• Connaître les procédures d'admission
• Connaître les règles de facturation
• Connaître le système d'information utilisé dans le cadre de son activité

Les savoir-faire :

• Accueillir et orienter
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Travailler en équipe
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations

Les niveaux requis

Formation initiale

• Niveau 4 (Bac)

Exigences particulières (permis de conduire.) :

• Participation au roulement (Semaine, Après-midi et weekends/fériés en 12h)

Horaires

• Durée moyenne hebdomadaire de référence : 37h30
• Détail des horaires :
• Semaine : 8h15-16h15 ou 8h30-16h30 ou 9h00-17h00
• Après-midi : 13h30-21h00
• Weekends et fériés (en 12 heures) : 9h00-21h00
• Amplitude horaire : Les horaires de travail sont variables afin d'assurer par roulement la continuité du service.
• Repos hebdomadaires (variable ou fixe) : variable

Rattachement hiérarchique :

L'évaluation annuelle sera réalisée par la responsable et l'adjointe du service.

• Exigences relationnelles
• Contact avec le patient / famille Non X Oui
• Contact avec les usagers Non X Oui
• Travail en équipe Non X Oui
• Poste isolé X Non
• Situation psychiquement éprouvante X Non

Observations :

Fonctionnement du service en binôme avec rotation afin d'assurer une polyvalence :

• Poste d'accueil exclusif
• Binôme Contentieux
• Binôme Hospitalisations
• Binôme Consultations externes
• Binôme Urgences