Assistant-e formation (H/F)

Sous la responsabilité de la Responsable LE&C Formation, l'assistant-e de formation assure le traitement administratif des différentes activités du service selon l'organisation et les procédures de LE&C Formation.

Par son attitude, son sens de l'accueil et du service rendu, sa présentation, l'assistant.e de formation véhicule une image positive de LE&C Formation et des valeurs portées par l'association. Il/elle applique les exigences procédurales, réglementaires et normatives spécifiques à la formation professionnelle, continue et volontaire.

Lieu de travail : Siège de LE&C, 7 rue Paul Mesplé 31100 Toulouse

Horaires de travail : Temps plein, soit 35h par semaine (le télétravail n'est pas autorisé)

Rémunération : 2321,19€ brut par mois, soit 15,30€ brut par heure (groupe E, indice 325 de la CC ECLAT)

MISSIONS :

ACCUEIL & COMMUNICATION

• Renseigne, oriente, accueille les publics et les différents partenaires sur site, par téléphone et par mail ;
• Met à jour les informations de l'offre de formation à destination des publics en étroite collaboration avec son N+1 et le service communication ;
• Participe aux réunions d'équipe, prend notes des points évoqués, soumet ces éléments à son N+1 pour qu'il finalise le compte-rendu.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Assure le suivi administratif des participants aux différentes actions de formation, de leur inscription à la facturation : dossiers d'inscription, convocations, implémentation des données stagiaires sur la plateforme interne et les différentes plateformes institutionnelles, émargements, conventions, attestations de fin de formation, certificat de réalisation, factures... ;
• Assure la veille et le suivi administratif des intervenants en lien avec les exigences des différents partenaires financiers et commanditaires ainsi que celle du référentiel National Qualité (Qualiopi) ;
• Traite la correspondance du service formation à destination des différents partenaires ;
• Réalise les opérations de reprographie, de mise en forme de documents, de classement et d'archivage.

GESTION LOGISTIQUE & ÉVÈNEMENTIEL

• Effectue la réservation des salles et du matériel de formation ;
• Est vigilant au bon usage des locaux et du matériel ;
• Organise les évènements internes au service : accueil formations, séminaires, salons, forums, réunions d'équipe.

PROFIL ATTENDU :

QUALIFICATION ATTENDUE

• Niveau 5 de formation : BTS GPME, CQP "Assistant de formation"
• Expérience dans le secteur de la formation et/ou de l'animation fortement souhaitée

COMPÉTENCES

• Techniques d'accueil et de communication
• Maîtrise des outils bureautiques, informatiques, numériques et collaboratifs
• Techniques de prise de notes
• Techniques de gestion administrative
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Maîtrise de la rédaction d'écrits professionnels
• Respect des procédures internes et externes, des obligations règlementaires et normatives

SAVOIR-ÊTRE

• Ponctualité
• Aisance relationnelle, capacité d'écoute
• Sens de l'organisation et de la priorisation
• Capacité à travailler en équipe
• Attitude positive
• Rigueur
• Capacité d'adaptation et gestion des imprévus
• Respect de la confidentialité des informations transmises