Assistant de dispositif (H/F)

Le GRETA-CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne de Sisteron un(e) Assistant(e) de Dispositif.

*CDD du 15/11/2026 au 31/05/2027 *

Quotité de travail 80%

Activités principales :

Accueil

• Accueil et renseigne le public
• Réceptionne les appels téléphoniques et les oriente vers les interlocuteurs demandés

Communication

• Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité et/ou la structure

Gestion administrative

• Gère le courrier entrant et sortant
• Produit des documents écrits (courriers, dossiers, attestations)
• Gère les dossiers d'inscription
• Gère administrativement les concours d'entrée en formation
• Met en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier suivant la check list validée par la commission qualité ;
• Gère les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale...
• Élabore les feuilles d'émargement individuelles ou de groupe
• Produit et délivre les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan, etc.
• Élabore les feuilles d'émargements et gère les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (DOCAPOST, KAIROS, SAFRAN, EASY- ENT, YPAREO) ;
• Assure le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) ;
• Aide à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen, inscription aux examens
• Renseigne les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
• Saisit dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies
• Saisit dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (citer les logiciels)
• Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
• Participe aux Commissions d'Accès à la Formation.
• Saisit les inscriptions aux examens et envoyer des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur.

Gestion logistique

• Participe à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles
• Prépare les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...)

Démarche qualité

• Contribue à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein du service
• Propose des améliorations

Gérer le dispositif administratif des Instituts de Formations Sanitaires (Formation Ambulancier, Auxiliaire ambulancier et Aide-Soignant, Assistant de Soins en Gérontologie)