Assistant-e des Vice-Président-es (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Affecté-e au secrétariat de la présidence, sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la chargée de la coordination du secrétariat, assistante du Président, l'assistant-e des Vice-Président-es assiste la 1ère Vice-Présidente et les Vice-Président-es, dans l'organisation quotidienne de leurs fonctions et contribue au bon déroulement de leurs activités (gestion des agendas, des déplacements, prises de rendez-vous, réservation de salles).

Elle gère également les déplacements des chargés de mission.

Elle travaille en binôme avec la 2ème assistante des Vice-Présidents et supervise l'agenda de 2 chauffeurs et des membres du cabinet.

Elle assure un accueil physique et téléphonique, elle renseigne et informe.

Elle apporte un soutien logistique au Cabinet : réservations de salles, achats des fournitures de bureau,

commandes de plateaux repas, de matériels, suivi des lignes téléphoniques et des adhésions (bons de

commande)

Le cabinet est composé administrativement d'une directrice de cabinet, d'un chef de cabinet, d'un collaborateur de cabinet, de l'assistante du Président, de deux assistantes des Vice-Présidents et de deux chauffeurs.

Le Président est entouré d'une 1ère Vice-Présidente, de 3 Vice-Présidents statutaires, de 22 Vice-Présidents, de 2 Conseillers spéciaux et de 14 chargés de mission.

Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements,

Traiter la messagerie

Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Gérer des commandes

Suivi et mise à jour de bases de données

Appliquer des procédures de gestion

PROFIL RECHERCHÉ :

Techniques de gestion administrative

Techniques et normes de la rédaction administrative

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement

Notions de comptabilité

Informer et rendre compte

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Rédiger des écrits (réponses au mails)

Rechercher l'information et la vérifier

Travailler en équipe

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Planifier son activité

Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

Forte réactivité

Savoir gérer les priorités, travailler en anticipation

Discrétion

Disponibilité

Rigueur

Ponctualité

Savoir s'adapter à son interlocuteur

Force de proposition