Coordinatrice - coordinateur culture (H/F)

PRISE DE POSTE LE 7 DECEMBRE

• 1. Festival Contes en Maisons

Coordination du festival

• Assurer le suivi opérationnel de l'organisation du festival.
• Coordonner les bénévoles et assurer la circulation des informations.
• Assurer le lien avec les hôtes accueillant les contées, les conteurs et conteuses professionnel-les et les autres interlocuteur-rices impliqué-es.
• Assurer la gestion des réservations du public et l'envoi des rappels nécessaires.
• Transmettre les informations pratiques aux personnes concernées et veiller au bon déroulement des représentations.
• Assurer le suivi des besoins logistiques liés aux contées.

Suivi et bilan de l'événement

• Tenir à jour les tableaux de suivi : fréquentation, réservations, recettes et autres indicateurs utiles.
• Assurer le suivi du budget prévisionnel et des dépenses réalisées.
• Collecter les données nécessaires au bilan et contribuer à sa réalisation.

Présence sur les événements

• Assurer, selon les besoins, une présence ponctuelle en soirée et le week-end.
• Participer à l'accueil du public et à l'installation lors de certaines contées.

• 2. Cycle de formations Conte

• Assurer le suivi du calendrier des formations et des inscriptions.
• Être l'interlocuteur-rice des formateur-rices pour l'organisation pratique des sessions.
• Transmettre les informations aux participant-es et assurer le suivi des besoins logistiques.
• Organiser la remise des clés et veiller à la mise à disposition du matériel nécessaire.
• Assurer le suivi des dépenses liées au cycle de formations.

• 3. Collectif des Conteurs en Herbe

• Assurer le lien avec les membres du collectif et transmettre les informations relatives aux activités en cours.
• Suivre les interventions du collectif.
• Assurer le suivi des interventions programmées et veiller à la mise à jour des tableaux de suivi.

• 4. Pôle Parentalité

• Assurer le suivi des ateliers « La Boîte à Outils des Parents » organisés chaque mois
• Coordonner l'organisation pratique en lien avec les formateur-rices et la présidente de l'association Les P'tits Minots.
• Transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées et assurer le suivi des éventuels besoins logistiques.

• 5. Pôle Jeunesse

• Assurer le suivi opérationnel des actions programmées dans le cadre du projet « Donne de la Voix ».
• Travailler en lien avec le pôle Jeunesse pour la coordination des activités et la circulation des informations.
• Assurer le lien avec les intervenant-es et partenaires déjà mobilisés.
• Veiller au suivi du calendrier, des échéances et des besoins logistiques.
• Collecter les informations utiles au suivi des actions réalisées.

• 6. Missions administratives et financières transversales

• Assurer le suivi des factures et des règlements en lien avec la comptabilité.
• Effectuer les déclarations auprès du GUSO et assurer le suivi des paiements des artistes et intervenant-es concerné-es.
• Établir et transmettre les factures liées aux différentes interventions lorsque celles-ci sont facturées.
• Assurer le suivi des budgets des projets et mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses.
• Centraliser et classer les pièces administratives liées aux actions suivies.

• 7. Communication et circulation de l'information

• Assurer la transmission des informations utiles aux bénévoles, intervenant-es, partenaires et équipes concernées.
• Travailler en lien avec le pôle Communication pour transmettre les informations nécessaires à la communication des actions en cours.
• Mettre à jour les documents de suivi et les plannings utiles à la continuité des projets.
• Veiller au classement et à l'archivage des documents afin de faciliter la reprise des dossiers.