Assistant direction et facturation (H/F)

Rejoignez un cabinet bienveillant et dynamique spécialisé en droit social de 25 personnes.

Vous travaillez en collaboration avec 2 assistant(e) seniors pour assister l'ensemble des avocats et aurez pour mission:

Assistanat de Direction:- Gestion administrative globale : traitement du courrier (physique et électronique) et accueil téléphonique/physique des clients,

• Saisie, mise en forme et relecture de actes, consultations, conclusions, courriers et supports de formation,
• Préparation et constitution des dossiers de plaidoirie et de tirés à part,
• Suivi rigoureux des calendriers de procédure et gestion des agendas,
• Classement, numérisation et archivage structuré des dossiers physiques et numériques,
• Saisie et suivi des temps passés par les intervenants,
• Organisation logistique des déplacements et prise de rendez-vous,
• Suivi et mise à jour régulière des indicateurs Qualité (Système de Management de la Qualité),
• Réalisation de toutes tâches annexes nécessaires à la bonne marche du Cabinet, conformément aux procédures internes.

Facturation:

• Édition et vérification des fiches de pré-facturation après saisie des temps,
• Établissement des notes d'honoraires après validation par l'associé référent,
• Transmission des factures aux associés pour contrôle, validation et signature,
• Envoi multi-canal des notes d'honoraires (courrier, email, dématérialisation sur plateformes clients) et auto-contrôle des émissions,
• Numérisation et classement des notes signées dans le logiciel de facturation,
• Mise à jour des statuts d'avancement (« facture définitive transmise ») dans l'outil de gestion,
• Transmissions des pièces au service comptabilité/facturation pour archivage,
• Suivi et relance des proformas, bons de commande (PO) et débours à facturer,
• Mise à jour continue des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis,
• Participation à la mise à jour et à l'optimisation des procédures de facturation spécifiques par client,