Gestionnaire administratif expérimenté (H/F)

DESCRIPTION

Missions :

Assurer les missions de secrétariat pour l'ensemble des services de l'entreprise :

• Accueillir et orienter les interloccuteurs dans le cadre des appels téléphoniques entrants, en portant l'image de l'entreprise.
• Traiter le courrier entrant et sortant et diffuser aux services.
• Commander les fournitures et consommables divers pour l'ensemble des services, à leur demande.
• Exécuter des missions diverses d'assistanat, de classement et d'archivage.
• Appuyer la Directrice Opérationnelle Juridique et Conformité dans l'administration juridique des contrats et les actions de conformité.
• Assurer le suivi de la mise en place des nouvelles adhésions.
• Effectuer un contrôle de second niveau des KYC.
• Etablir les contrats d'adhésion et lettres-avenants sur la base des trames internes et procéder à leur envoi.
• Assurer le suivi des résiliations, établir les accusés de réception sur la base des trames internes et procéder à leur envoi.
• Apporter un soutien à l'équipe de Gestion de clientèle dans ses missions :
• Assister les Gestionnaires de clientèle dans la souscription et l'administration des garanties.
• Enregistrer de façon exhaustive les déclaration de chiffre d'affaires confiées dans l'outil métier et alerter les Gestionnaires de clientèle de toute particularité rencontrée.
• Appuyer la Gestionnaire Facturation et Indemnisation dans l'exécution de ses missions.
• Rendre compte de son activité à la hiérarchie et prendre part au développement du service :
• Etablir des compte-rendus d'activité relatifs aux missions confiées.
• Identifier les risques administratifs, opérationnels et commerciaux et les remonter à la hiérarchie et aux collaborateurs
• Assurer la traçabilité des actions/correspondances/documents par un enregistrement dans les dossiers informatiques
• dédiés et la mise à jour des tableaux de suivi.
• Alimenter les échanges internes (hiérarchie et transverse) et participer activement aux réunions d'équipes.
• Respecter les piorités hierarchiques et appliquer les process internes.
• Prendre part au développement des outils internes et proposer des axes d'amélioration opérationnels.
• Représenter l'image et la marque de l'entreprise auprès des adhérents et des partenaires.
• Assurer les missions confiées en back-up, en cas d'absence d'un collaborateur.

EXIGENCES

Profil recherché :

• Niveau de formation : Bac/Bac+2.
• 5 ans d'expérience minimum
• Service client.
• Connaissance en secrétariat / administratif.
• Aisance rédactionnelle / avec les chiffres.
• Appétence pour l'écosystème assurantiel et industriel.