Secretaire (H/F)

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Poste vacant à compter du 1er mai 2027

Missions générales :

Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)

• Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes) ;
• Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono ;
• Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers) ;
• Mise en forme de documents ;
• Reproduction, reliure et numérisation de documents ;
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous ;
• Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l'unité ;
• Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d'invitation, création des liens de visioconférence ;
• Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR) ;
• Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)

Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims

• Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF ;
• Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord ;
• Gestion des documents qualité dans l'application GED ;
• Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage...) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
• Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d'expertise ;
• Suivi et enregistrement des déclarations des liens d'intérêts des membres et des experts ;
• Mise en forme des comptes- rendus et suivi du circuit de validation ;
• Diffusion des recommandations de bon usage ;
• Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l'AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et le Conseil d'Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS

Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS ;

Missions spécifiques :

Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU

Gérer les fiches d'accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l'unité ESBUI

Compétences clés :

• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
• Sens du relationnel et sens du travail d'équipe

Compétences transverses :

• Adaptation à des situations d'urgence-métier
• Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
• Intégrité, confidentialité, discrétion

Maitrise de l'outil informatique Word®

• Excel®
• Power Point®
• Internet
• Outlook®
• Microsoft Teams®
• SAPHIR®
• GED /ENNOV®

Connaissance souhaitée du milieu hospitalier