Assistant(e) d'Équipe Internationale (H/F)

Au sein de la Division Produits et Technologies à dimension internationale (France, États-Unis, Allemagne) et rattaché(e) au Responsable de l'unité Product Life, vous assurez l'assistance administrative et organisationnelle des équipes basées à Lyon, composées d'une vingtaine de collaborateurs.

Vous apportez également votre soutien aux équipes américaines et allemandes de ces unités, représentant une dizaine de collaborateurs supplémentaires.

Principales responsabilités

Assistance administrative et organisationnelle

Organiser les déplacements professionnels : création des ordres de mission, réservations, suivi et saisie des notes de frais dans les outils dédiés.

Planifier et coordonner la construction des ordres du jour des réunions d'équipe ainsi que la logistique des différents comités, en collaboration avec les assistant(e) des autres divisions.

Assurer les activités courantes de secrétariat telles que gestion du courrier, mise en forme et diffusion de documents, classement et archivage dans la base documentaire, mise à jour des plannings de congés et des notes d'intérim.

Réaliser les demandes d'achat et assurer le suivi des commandes ainsi que leur réception via les outils SAP et Workcycle.

Veiller au respect et à l'application des standards de communication de l'entreprise (présentations PowerPoint, documents institutionnels, etc.).

Missions transverses

Assurer le rôle de correspondant(e) informatique de la division.

Accompagner et former les collaborateurs de l'entité à l'utilisation des outils et applications internes (OneNote, synchronisation des données, File Transfer, SharePoint, Concur et autres outils collaboratifs).

Participer activement au réseau des assistant(e)s du périmètre Fuel Lyon afin de favoriser le partage des bonnes pratiques et l'amélioration continue des processus.