Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'institut Pascal est une Unité Mixte de Recherche (UMR) sous tutelle de l'UCA et du CNRS. Il compte environ 400 personnels.

Il est distribué sur 7 sites géographiques (3 sur le Campus des Cézeaux (Aubière), 2 sur les CHU de Clermont-Ferrand, 1 sur l'IUT du Puy en Velay, 1 sur l'IUT de Montluçon). L'UMR est structurée en 4 services (PGAF, Informatique, Communication, Mécanique/Maintenance Infrastructures) et 5 axes scientifiques : génie des procédés (GePEB), robotique (ISPR), mécanique (M3G), physique (PHOTON), ingénierie médicale (TGI).

Le personnel recruté aura en charge la co-gestion des 5 axes de recherche et de la Direction au sein du PGAF sous la responsabilité du RAF du laboratoire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion : enregistrer les éléments administratifs nécessaires aux commandes, missions en lien avec les personnels enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels techniques et CDD, doctorants du laboratoire
• Saisir et mettre à jour les éléments de gestion administrative et financière sur la base de données interne du laboratoire
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Interagir avec les personnels du laboratoire pendant l'élaboration des dossiers et actes administratifs
• Appliquer les réglementations imposées administratives et financières de l'université
• Renseigner et tenir à jour l'ensemble des listes RH et Publications de l'unité et vérifier leur adéquation avec celles présentes dans les outils des tutelles
• Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration et l'optimisation du service administratif du laboratoire
• Retranscrire des informations orales par écrit
• Traiter et diffuser les informations internes et externes relatives au fonctionnement du laboratoire
• Classer et archiver les documents
• Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons
• Participer aux opérations de logistique du laboratoire

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :

• Techniques opérationnels administratives
• Environnement universitaire et environnement des unités de recherche de type UMR CNRS est un plus
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Culture internet

Compétences opérationnelles :

• Utiliser des logiciels spécifiques internes à l'UMR après formation interne : base de données
• Savoir extraire les informations financières sur logiciel financier et comptable (SIFAC, GESLAB accès en lecture) après formation
• Utiliser les outils bureautiques
• Accueillir les personnels du laboratoire
• Prendre et savoir prioriser les messages
• Enregistrer et classer en versions électronique et papier les documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe

Compétences comportementales :

• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Adaptabilité
• Sens de l'investissement collectif
• Aptitudes à travailler en équipe

PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée :

• Formation et /ou expérience professionnelle en gestion financière et administrative, secrétariat
• Notions d'anglais appréciées

SPÉCIFICITÉS / CONTRAINTES DU POSTE :

• Rémunération : INM 366 soit 1 867.02 € brut mensuel avec prime possible selon expérience (90 € brut à 180 € brut mensuel)
• Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail
• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
• Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie : C
• Contrat : 01/01/2027 au 31/08/2027