Assistant Ressources Humaines et Administration du Personnel (H/F)

Description du poste :

Missions principales

Gestion administrative et financière

• Suivre les dossiers d'affaires de la prise de commande jusqu'à leur clôture.
• Établir les situations de travaux, les factures et les projets de décompte final (PDF Assurer le suivi des encaissements et effectuer les relances de premier niveau.
• Gérer les demandes de cautions bancaires et garanties.
• Suivi des contrats et interventions
• Planifier les prestations de maintenance.

Informer les clients des interventions programmées.

• Envoyer les rapports d'intervention, comptes rendus et documents techniques.
• Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance et marchés de travaux.

Gestion des achats et fournisseurs

• Créer les demandes d'achats et les bons de commande dans l'ERP.
• Assurer le suivi des réceptions et des factures.
• Participer aux consultations fournisseurs et sous-traitants.
• Gérer l'ouverture et le suivi des comptes fournisseurs.
• Suivre les dossiers administratifs des sous-traitants et les documents réglementaires.

Gestion des chantiers

• Collecter et suivre les informations administratives des chantiers.
• Assurer le classement et l'archivage des documents (PV de réception, contrôles, rapports, etc Préparer la documentation sécurité relative aux interventions.
• Suivre les quitus et documents nécessaires à la clôture des dossiers.

Administration du personnel

• Saisir et contrôler les pointages du personnel permanent et intérimaire.
• Suivre les astreintes.
• Déclarer les accidents du travail auprès du service RH.
• Préparer les habilitations et autorisations nécessaires aux équipes terrain.

Description du profil :

Profil recherché

• Formation administrative, gestion ou assistanat.
• Expérience en assistanat technique, administratif ou dans le secteur du BTP, maintenance ou services appréciée.
• Maîtrise des outils informatiques et idéalement d'un ERP.
• Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
• Aisance relationnelle et goût du travail en équipe.
• Rigueur, autonomie et sens du service.

Compétences requises

• Gestion administrative de dossiers.
• Suivi de facturation et relances.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Organisation et gestion des priorités.
• Communication écrite et orale.
• Sens du relationnel client et fournisseur.