Assistant de gestion administrative (H/F)

Au sein du Département Services, vous assistez le Responsable du service et participez à la gestion administrative, financière et opérationnelle des activités de maintenance et des travaux. Vous êtes un interlocuteur clé entre les équipes terrain, les chargés d'affaires, les clients, les fournisseurs et les différents services internes

Missions principales

Gestion administrative et financière

• Suivre les dossiers d'affaires de la prise de commande jusqu'à leur clôture.
• Établir les situations de travaux, les factures et les projets de décompte final (PDF).
• Assurer le suivi des encaissements et effectuer les relances de premier niveau.
• Gérer les demandes de cautions bancaires et garanties.
• Suivi des contrats et interventions
• Planifier les prestations de maintenance.

Informer les clients des interventions programmées.

• Envoyer les rapports d'intervention, comptes rendus et documents techniques.
• Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance et marchés de travaux.

Gestion des achats et fournisseurs

• Créer les demandes d'achats et les bons de commande dans l'ERP.
• Assurer le suivi des réceptions et des factures.
• Participer aux consultations fournisseurs et sous-traitants.
• Gérer l'ouverture et le suivi des comptes fournisseurs.
• Suivre les dossiers administratifs des sous-traitants et les documents réglementaires.

Gestion des chantiers

• Collecter et suivre les informations administratives des chantiers.
• Assurer le classement et l'archivage des documents (PV de réception, contrôles, rapports, etc.).
• Préparer la documentation sécurité relative aux interventions.
• Suivre les quitus et documents nécessaires à la clôture des dossiers.

Administration du personnel

• Saisir et contrôler les pointages du personnel permanent et intérimaire.
• Suivre les astreintes.
• Déclarer les accidents du travail auprès du service RH.
• Préparer les habilitations et autorisations nécessaires aux équipes terrain.