Gestionnaire de scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Pharmacie.

Le/la gestionnaire a pour mission d'assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrivée de l'étudiant à l'université à son départ dans la vie professionnelle, tout en passant par l'organisation de son emploi du temps et de ses examens.

Les missions seront les suivantes :

1-Mettre en œuvre le processus d'inscription

• participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants,
• assurer la gestion des dossiers de candidature, éditer et diffuser les cartes d'étudiant,
• répondre aux sollicitations et travailler en collaboration avec les partenaires publics ou privés.

2-Préparer la rentrée universitaire :

• organiser les emplois du temps avec le responsable du diplôme,
• vérifier la concordance avec la maquette du diplôme,
• envoyer le planning au service de gestion des salles,
• gérer les annulations et les reports de cours,
• informer les étudiants (affichage et bureau virtuel), inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques des étudiants,
• répartir les étudiants dans les groupes,
• participer à la réunion d'information.

3-Mission d'information auprès de ces étudiants

• renseigner et conseiller les étudiants en les recevant au bureau, par téléphone, par courriel.
• Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants : mettre en relation les uns et les autres, recueillir tous les travaux que les étudiants doivent remettre, les transmettre aux enseignants.

4-Gestion administrative

• organiser et alimenter les bases de données, renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues,
• gérer la messagerie et les courriers,
• gestion des stages et rédaction des conventions,
• saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,), assurer la gestion des anomalies dans OMEGA.
• Assurer le suivi des présences des étudiants tout au long de l'année
• Organisation des examens et des jurys (semestre 1, 2 ainsi qu'une session de rattrapage),
• Assurer la modélisation des structures et des modalités de contrôle sur le logiciel APOGEE
• Mise à jour du site internet

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :

• Notions de base des études de pharmacie
• Connaissance du système universitaire Rapidité d'exécution, réactivité
• Rigueur indispensable dans l'application des textes officiels régissant le déroulement des études médicales - Autonomie dans l'organisation du travail (savoir hiérarchiser les priorités) Organisation et fiabilité
• Grande disponibilité, bon relationnel, esprit d'équipe
• Discrétion et confidentialité
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,..)
• Utiliser les outils bureautiques (Maîtrise du pack Office, APOGEE, CELCAT, OMEGA)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations.
• Travailler en équipe et en relation partenariale

Contraintes particulières du poste :

• Pics d'activité au moment des examens et des inscriptions, grande disponibilité
• Diplomatie exigée vis-à-vis des étudiants et des enseignants
• Grande autonomie tout en sachant rendre compte
• Ponctualité, horaires accueil des étudiants à respecter

-Gérer la confidentialité des informations et des données

Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels.

CDD à pourvoir au 04/01/2027 et jusqu'au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement)

Date limite de réception des candidatures : 19/11/2026