Assistant de Direction (H/F)

Le lycée des métiers Blaise Pascal à Saint-Jean d'Angely (17) recherche un(e) secrétaire de direction

Vos Missions :

Assister le chef d'établissement :

• réceptionne et redirige les appels téléphoniques (relations avec l'ensemble de la communauté scolaire, les autorités académiques, les corps d'inspection, les fédérations de parents d'élèves)
• gère la boîte mail académique de l'établissement, redirige les informations reçues
• participe aux réunions de direction
• rédige différents courriers
• réalise les convocations
• prépare et effectue la mise en œuvre d'actes de gestion administrative
• gère l'agenda et la prise de rendez-vous
• réalise et présente des documents
• trie, classe, archive et recherche documents
• traite, saisit et consulte des informations
• saisit et gère les contrats des AED
• accueil et informe les usagers
• assure le standard téléphonique
• ouverture des portails des entrées de l'établissement
• prépare les élections aux diverses instances
• prépare les convocations et documents des réunions du Conseil d'Administration, commissions permanentes, conseils de discipline, commissions éducatives, équipes éducatives, CESCE, CHS.

. Gérer les dossiers transversaux :

• renseigne les applications informatiques (EDT -Pronote-SIECLE-Affelnet-DIAMAN)
• informe les élèves et les parents de leurs codes d'accès EDUCONNECT et assure la réinitialisation
• instruit et gère les dossiers de bourses du lycée
• gestion des dossiers Passerelle vers une 1ère Pro
• assure le suivi des mini-stages
• gestion des grèves
• réservation des véhicules de l'établissement
• gestion des salons et des forums

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Réactivité
• Rigueur, fiabilité
• Sens relationnel
• A l'écoute, ferme, disponible
• Discrétion , courtoisie, efficacité Travaille en équipe
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Souci de l'image du service public et de la qualité
• Assume son niveau de responsabilité.

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Travailler en équipe
• Structurer son travail
• Savoir planifier et respecter les délais
• Utiliser les outils bureautiques
• Savoir gérer les aléas
• Utiliser les logiciels spécifiques de l'activité
• Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif
• Maîtriser les techniques bureautiques et informatiques (logiciel, et ordinateur)
• Maîtriser l'expression orale et les techniques de communication écrite avec clarté et précision
• Connaître le fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatif
• Connaître les techniques de classement et les notions d'archivage

Conditions particulières d'exercice :

• Secrétaire de direction
• Équipe composée d'un proviseur, une proviseure-adjointe, un secrétaire général, deux secrétaires de gestion, deux DDFPT, une secrétaire de DFFPT, une secrétaire de scolarité-accueil (personnel de la région) et de trois CPE
• Amplitude horaire importante éventuelle