Assistant / Assistante de direction (H/F)

ESAT se situant à Cuers recherche une/e assistant/e de direction.

Missions & Activités :

• Accueil et standard
• Accueil physique du public
• Standard téléphonique
• Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails
• Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins
• Gestion commerciale

1° Fournisseurs

• Préparation règlements et suivi fournisseurs
• Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement
• Traitement réclamations fournisseurs

2° Clients

• Vérification des bons de commande et de livraison correspondants
• Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE
• Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage
• Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix
• Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client
• Gestion administrative des dossiers d'appel d'offres et contrats
• Achats
• Réception et traitement des demandes d'achats du personnel
• Gestion administrative des salariés de l'ESAT (en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège)
• Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances
• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés
• Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique
• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances
• Contrôle du fichier des repas mensuellement
• Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l'ESAT (en lien avec le service comptabilité et paie du siège)
• Dossiers d'embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d'embauche
• Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire
• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés
• Déclarations d'Accident de Travail et mise à jour du Document Unique
• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances
• Dossier Prévoyance
• Conventions de stage ou Mise à Disposition
• Planification des visites médicales et suivi des échéances
• Constitution des dossiers d'affiliation à la mutuelle
• Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire
• Volet institutionnel de l'ESAT
• Bilan d'activité annuel, enquêtes
• Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, projet d'établissement)
• Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail
• Autres activités
• Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers
• Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction
• Rédige, informe et diffuse les notes d'informations, divers comptes rendus institutionnels
• Suivi et mise à jour des tableaux de bord
• Soutien administratif de l'équipe
• Déclaration et suivi des dossiers d'assurance

Profil

Qualification & Expérience

• BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent
• Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction
• Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout

Compétences

• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d'information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple)
• Organisation du travail, planification et rigueur
• Bonne capacité rédactionnelle
• Sens du contact et du service, bonne expression orale
• Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress
• Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD
• Savoir adapter une approche relationnelle l'égard des travailleurs handicapés