Secrétaire (H/F)

• Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
• Accueille le public sur place et au téléphone.
• Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.

MISSION PRINCIPALE

DEFINITION DU POSTE :

• Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
• Accueille le public sur place et au téléphone.
• Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.

MISSION PRINCIPALE

Gérer les inscriptions des familles aux activités du centre social avec le logiciel BEL AMI

• Accueil physique et téléphonique
• Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques
• Saisie de document Word et Excel et classement
• Maîtrise du logiciel « Bel ami »
• Gestion des locations de salles
• Gestion du planning d'occupation du centre social
• Gestion du courrier (ouverture, tri, distribution, rédaction.), les plannings, les agendas, les fichiers, les fournitures, les inscriptions aux activités.
• Traitement les documents : création, mise en forme, envois, suivi, classement, archivage.
• Veille à la circulation des informations orales et écrites.
• Assure la communication et l'information entre le public et le centre social.
• Gestion de l'affichage et la documentation du centre social
• Réalise ponctuellement des travaux administratifs au service des associations locales et des usagers.
• Enregistre les inscriptions, éventuellement leur règlement et tient le fichier des usagers à jour.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, logiciel « Bel ami »)
• Maîtrise de l'orthographe
• Expression orale et écrite claire
• Maitrise du logiciel « Bel-Ami »
• Maîtrise des techniques de communication

Aptitudes professionnelles

• Ponctualité et assiduité
• Rigoureuse et organisée
• Respecter la confidentialité des informations et des documents
• Avoir une présentation adaptée
• Avoir intégré la notion de service
• Savoir établir une relation adaptée à son poste de travail
• Sens aigu de la relation et du contact
• Bonne capacité à la prise d'initiative
• Bonne capacité au travail en équipe