Assistant(e) de direction - (H/F)

Description :

L'EXECUTIVE ASSISTANT est le bras droit opérationnel de la CEO et de la Chief Client Officer de McCann Paris. Elle est une présence chaleureuse, proactive et capable de garder son sang-froid sous pression. Elle gère les agendas de deux dirigeants à Paris et sur plusieurs fuseaux horaires, agit comme premier point de contact et filtre de l'équipe de direction, et veille à la parfaite préparation et au suivi des réunions, déplacements et documents. Elle travaille quotidiennement en français et en anglais, traite des sujets confidentiels avec la plus grande discrétion, soutient un compte client stratégique et encadre une équipe de trois assistantes.

STYLE PERSONNEL ATTENDU :

• Anticipe les besoins plutôt que d'attendre les demandes : contacte directement les interlocuteurs concernés et informe en amont lorsqu'un des dirigeants n'est pas joignable afin d'éviter toute attente inutile.
• Développe des relations de confiance et de proximité avec les assistants et partenaires à Paris, New York et dans l'ensemble du réseau mondial, dans un esprit bienveillant et personnalisé.
• Reste sereine dans les périodes de forte activité et apporte systématiquement des solutions, alternatives ou nouveaux créneaux plutôt que des problèmes.
• Fait preuve d'honnêteté et de responsabilité : reconnaît ses erreurs, s'en excuse et les corrige rapidement, tout en veillant à ne pas les reproduire dans le but de maintenir un niveau d'excellence important.
• Gère les sujets confidentiels des deux dirigeants avec une discrétion absolue, favorisant une relation de confiance durable.

MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer les agendas des deux dirigeants sur plusieurs fuseaux horaires, arbitrer les conflits de planning et coordonner les réunions clients, internes et internationales.
• Gérer la boîte mail de la CEO : lire et qualifier les emails entrants, synthétiser les échanges importants et l'alerter immédiatement en cas d'urgence.
• Accompagner les comptes clients stratégiques, notamment sur les business reviews, les plans de développement et le suivi des enquêtes de satisfaction.
• Coordonner les sujets juridiques tels que les accords de confidentialité (NDA) avec l'équipe juridique et assurer la gestion sécurisée des documents sensibles.
• Gérer les aspects financiers et administratifs : bons de commande, factures fournisseurs, règlements et notes de frais.
• Organiser les déplacements internationaux, dîners d'affaires, séminaires, événements et visites de cadres dirigeants du réseau mondial.
• Préparer, consolider et diffuser les présentations, et maintenir les modèles de documents partagés.
• Gérer les sollicitations presse, médias et demandes de visibilité, tout en jouant un rôle de filtre pour les demandes externes en partenariat avec notre agence de presse.
• Accompagner certains sujets RH, notamment l'intégration de cadres dirigeants et la coordination avec les équipes recrutement.
• Assurer le suivi des demandes liées à la conformité de l'entreprise et gérer les démarches administratives confidentielles.
• Favoriser l'adoption de l'intelligence artificielle en testant et en déployant de nouveaux outils digitaux au service du support exécutif.

MANAGEMENT D'ÉQUIPE

• Encadrer trois collaborateurs en direct : deux Executive Assistants et une Assistante Administrative.
• Coordonner l'équipe d'assistanat dédiée au Comité de Direction (CODIR), répartir les tâches et garantir un niveau de service homogène.

Profil recherché :

• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Discrétion absolue et excellent discernement dans la gestion d'informations confidentielles.
• Mettre l'humain en avant et savoir faire preuve de résilience.
• Grande capacité d'organisation dans un environnement complexe impliquant plusieurs dirigeants et fuseaux horaires.
• Aptitude à prioriser efficacement et à travailler avec sang-froid sous pression.
• Excellentes compétences rédactionnelles pour communiquer au nom de dirigeants de haut niveau.
• Leadership, proactivité et ouverture aux nouveaux modes de travail assistés par l'IA.
• Outils : Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Copilot), Claude, DocuSign, outils sécurisés de partage de fichiers et solutions de gestion des notes de frais.