Coordinateur administratif et opérations digitales (H/F)

Automobile Sur Mesure (ASM), négociant de véhicules d'occasion basé à Frépillon (95), recherche un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) et opérations digitales à temps plein, en présentiel uniquement. Rattaché(e) directement au dirigeant, vous l'assisterez dans ses tâches administratives et assurerez le suivi administratif et financier de l'entreprise. Vous serez également chargé(e) de lancer la digitalisation des documents et des processus afin d'améliorer l'efficacité et les pratiques de l'entreprise. Vous travaillerez avec une équipe de 10 personnes. Présence sur site à 100 % (pas de télétravail)

Vos missions :

Outils digitaux et organisation du travail

Analyser les méthodes de travail de l'équipe et proposer des outils digitaux pour gagner en efficacité

Mettre en place et administrer un outil de gestion de projet (tableaux de suivi, modèles de tâches pour la préparation des véhicules, règles d'automatisation)

Rédiger des guides et supports de formation en français et en anglais pour accompagner l'équipe dans l'utilisation des outils

Rédiger et tenir à jour les procédures internes

Gestion documentaire

Organiser, archiver et numériser les documents administratifs et comptables, dont les dossiers d'immatriculation et les dossiers véhicules

Définir une arborescence de classement et des règles de nommage des fichiers

Trier et contrôler les documents numérisés (doublons, pages manquantes)

Organiser et gérer la photothèque des véhicules

Participer à l'optimisation des descriptions des véhicules afin d'améliorer la visibilité des annonces

Suivi financier

Créer et tenir à jour des tableaux de suivi des dépenses et des ventes (Google Sheets)

Suivre les encaissements et décaissements et réaliser les rapprochements bancaires mensuels

Conformité administrative

Préparer les documents à transmettre au cabinet comptable

Veiller au respect des obligations administratives et à la bonne tenue des dossiers

Support administratif

Assurer le support administratif quotidien de l'équipe

Gérer et accompagner les tâches administratives afin d'améliorer l'efficacité des processus de travail