Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Secrétariat de Direction pendant les absences de la personne en poste :

• Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Gérer les agendas de l'équipe de direction, ainsi que les priorités
• Réaliser et transmettre les convocations des instances et réserve les salles et repas
• Participer aux instances et rédige les comptes-rendus (CME, CS, CSE, Directoire, Comité des élus, CVS...) en cas d'instance exceptionnelle
• Planifier différentes réunions
• Rédiger des comptes-rendus de réunion
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d'absence relais par le BE Antrain)
• Assurer la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau...)
• Coordonner et diffuser le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SMR et le tableau des absences des médecins salariés
• Assurer le secrétariat de la cellule de crise lors déclenchement du plan blanc
• Mettre à jour et déposer de documents sur la gestion documentaire (procédures, mode opératoire, flyers) en lien avec l'équipe de la cellule qualité
• Participer aux enquêtes de satisfaction des résidents et des familles (collecte et traitement des données)

Secrétariat de la Commission Médicale d'Accueil et d'Orientation du Territoire (CMAOT) et archivage médical :

• Créer et/ou mettre à disposition du dossier avant l'entrée du résident et transmettre des informations au bureau des entrées
• Récupérer des dossiers médicaux des résidents sortis et vérifier des documents présents dans le dossier médical dans le respect des règles d'identitovigilance
• Archiver des dossier médicaux papiers selon la procédure mise en place
• Assurer le secrétariat de la CMAOT pour les 4 sites géorgraphiques de l'établissement
• Consulter, authentifier et vérifier les demandes d'admission sur la plateforme « ViaTrajectoire » pour les 4 sites.
• Préparer la CMAOT pour présentation lors de la commission des dossiers complets
• Transcrire l'avis de la CMAOT pour chaque dossier présenté
• Rédiger et adresse les décisions rendues par la CMAOT aux référents des demandes d'hébergement ainsi que sur la plateforme « ViaTrajectoire »
• Assurer le suivi des admissions
• Transmettre des documents nécessaires à la création du dossier résident au bureau des entrées

PROFIL RECHERCHÉ :

Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne recherche un(e) agent Chargé(e) des dossiers CMAOT, de l'archivage médical et de secrétariat, sur le site d'Antrain.

Poste à temps partiel 70% à 80% dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable, à pourvoir dès que possible.

Connaissances Requises :

• Connaissances dans le domaine de l'accueil physique et téléphonique
• Connaissances en matière de secrétariat
• Capacités rédactionnelles
• Connaissances en matière d'organisation du travail et de fonctionnement interne de l'établissement
• Connaissance de l'outil informatique
• Vocabulaire médical

Vous êtes intéressé.e et possédez les qualifications requises ? N'hésitez pas à adresser CV et lettre de motivation par mail ou par courrier.

Merci de rappeler la référence suivante : AN_26020