Adjoint à la responsable du service scolarité (H/F) - ESGT

Accueillir, informer et accompagner les divers publics des formations

Participer et soutenir la responsable du service scolarité sur la planification des emplois du temps des formations de l'EPN

Préparer, valider et contrôler tous les actes de la gestion de la scolarité des étudiants : calendrier, examens, jurys, logistique associée...

Gestion des dossiers des intervenants et des heures d'enseignement :

o Contribuer au suivi des aspects administratifs des actions de formation (recrutement SAGHE des vacataires, veille à la rémunération des vacataires via le suivi des heures dans SAGHE...)

o Saisir les heures de service dans SAGHE.

o Intervenir auprès du service concerné (CSP RH) pour les dossiers problématiques.

o Reporting régulier de l'état des lieux auprès de la Secrétaire Générale et de la responsable de scolarité de l'ESGT.

o Ajuster les demandes d'heures d'enseignement en tenant compte du prévisionnel

Participer aux enquêtes statistiques ministérielles et institutionnelles (PEPSISE, CDEFI, CTI, ...)

Soutenir et accompagner la responsable de scolarité dans le management du service

Animer, planifier, coordonner et suivre l'activité des gestionnaires administratifs et pédagogiques

Assurer la circulation et diffusion de l'information auprès de l'équipe, en soutien de la cheffe de service

Compétences attendues :

Connaissances

• Connaissance de l'enseignement supérieur
• Organisation et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
• Champ institutionnel, réglementation, modes de fonctionnement de la formation initiale
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques et outils de communication écrites et orales

Savoir-faire

• Communication avec les différents acteurs
• Travail en équipe
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Savoir réguler des dysfonctionnements

Savoir-être

• Sens de la diplomatie
• Rigueur
• Réactivité
• Adaptabilité/ Proactivité

Outils

• Pack Office
• Maîtrise des logiciels relatifs à la gestion de la scolarité
• Connaissance et bon usage de l'intelligence artificielle (serait un plus)